Do bieżącej obsługi zadań wynikających z realizacji projektu unijnego możemy zatrudnić dodatkowy personel. Osoby te mogą zostać zatrudnione na podstawie stosunku o pracę lub umów cywilnoprawnych. W obydwu przypadkach wydatki poniesione na ich wynagrodzenie będzie można uznać za kwalifikowane, z zachowaniem pewnych warunków.
W ramach wynagrodzenia personelu, zasadniczo są kwalifikowalne wszystkie składniki wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy oraz odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
Stosunek pracy
W przypadku zatrudniania personelu na podstawie stosunku pracy, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeżeli są spełnione łącznie 4 warunki:
- pracownik jest zatrudniony w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z wdrażaniem projektu,
- okres zatrudnienia jest kwalifikowalny wyłącznie do końcowej daty kwalifikowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu,
- zatrudnienie do wykonywania zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane,
- wysokość wynagrodzenia odpowiada stawkom stosowanym u Beneficjenta.
Przykład: Na potrzeby dokumentowania zadań związanych z realizacją projektu, dobrym pomysłem jest stworzenie tzw. opisów stanowisk pracy, które w przejrzysty sposób będą klasyfikować wszystkie zadania wykonywane przez pracowników w ramach projektu.
Wydatkami kwalifikowalnymi w przypadku wynagrodzenia personelu mogą być również nagrody, z zastrzeżeniem zachowania następujących warunków:
- nagrody lub premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też w przepisach krajowych,
- zostały wprowadzone w danej instytucji w okresie przynajmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu,
- potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji.
W ramach projektu nie są kwalifikowalne nagrody jubileuszowe dla personelu projektu.
Polecamy: Jak realizować zobowiązania w walutach obcych?
Stosunek cywilnoprawny
Na potrzeby realizacji projektu unijnego można zatrudnić osoby na podstawie umów innych niż umowy o pracę. Również w takim przypadku koszty wynagrodzenia takich osób będą mogły zostać uznane za kwalifikowane i podlegać refundacji ze środków unijnych.
Dopuszcza się także możliwość zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych osób będących już pracownikami beneficjenta (zatrudnionych w oparciu o stosunek pracy). W takiej sytuacji zakres zadań powierzonych w ramach umowy cywilnoprawnej musi wykluczać możliwość ich wykonywania w ramach umowy o pracę i jest dopuszczalny jedynie w uzasadnionych przypadkach. Uznanie taki wydatków za kwalifikowane będzie mogło nastąpić pod warunkiem, że zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony oraz osoba ta prowadzi ewidencję godzin pracy zaangażowanych w realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej.
Zasady dotyczące kwalifikowania wydatków w projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego są określone w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”. Dokument ten w wersji obowiązującej od dnia 1 stycznia 2011 roku jest dostępny na stronie internetowej: http://www.efs.gov.pl/Dokumenty
Polecamy: Metoda kasowa i metoda memoriałowa w ewidencji kosztów- porada