Zmiany dotyczące projektów realizowanych
Najważniejsze zmiany, które dotyczą starych projektów są owiązane z zasadą przejrzystości i konkurencyjności oraz z kwestią zatrudnienia personelu w projekcie. Nowe zasady dotyczą realizacji projektów po 1 stycznia 2011 roku, czyli w praktyce nie powinny dotyczyć umów zawartych przed tym terminem, jednak jeśli mamy umowy długoterminowe to lepiej jest podpisać z wykonawcami aneksy zapewniające ich prawidłową realizację.
Zasada konkurencyjności, nie jest niczym nowym, jeśli chodzi o realizację projektów dofinansowanych z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Podlegają jej wydatki przekraczające równowartość kwoty 14 tyś EURO. Przedsiębiorcy byli zobowiązani do jej stosowania już wcześniej, jednak obecne zapisy zaostrzają nieco limity oraz wprowadzają bardziej precyzyjne zapisy dotyczące udzielania zamówień w projektach. Wydaje się, że zmiany te mają upodobnić procedurę zamówień w przedsiębiorstwach do zamówień w podmiotach publicznych. W przypadku niezastosowania się do przepisów przez Beneficjenta organ kontrolujący projekt ma prawo do nałożenia kar określonych przez taryfikator korekt.
Wprowadzono m.in. obowiązek sumowania wydatków w budżecie wg Słownika Zamówień Publicznych, czyli tzw. kodów CPV. Sprawia to, że podmiot realizujący projekt musi zapoznać się z obszernym dokumentem szczegółowo określającym kryteria klasyfikacji i podającym 9 cyfrowe kody, dla każdej z kategorii zamówień. Według wspomnianych kodów CPV powinniśmy uszeregować budżet naszego projektu i zgodnie z nim posumować zamówienia dla różnych zadań w projekcie. Również jesteśmy zobowiązani do stosowania tych kodów przy opisie przedmiotów zamówienia. Niestety ustawodawca nie precyzuje, do której cyfry powinniśmy sumować zamówienia, jeśli przyjmiemy, że będziemy stosować 9 cyfrową dokładność to np. nie będziemy sumować komputerów stacjonarnych z laptopami, jeśli 7 cyfrową to sumować powinniśmy...
Przeczytaj również: Jakie dotacje dla przedsiębiorców w 2011 roku?
Doprecyzowano również zasady dokonywania wyboru wykonawców. Wprowadzono zapisy, że zapytane ofertowe powinno być wysłane przynajmniej do 3 potencjalnych wykonawców, od których musimy uzyskać potwierdzenie odbioru naszego zapytania zawierające datę i podpis. Nie podpisana cyfrowo korespondencja prze e-mail nie wchodzi więc w grę. W praktyce oznacza to, że pozostaje nam osobiste składanie ofert i branie każdorazowo podpisu lub wysłanie oferty za zwrotnym potwierdzenie m odbioru. Dodatkowo ogłoszenie o zamówieniu zobowiązani jesteśmy upublicznić zarówno na stronie internetowej, jak i w siedzibie firmy.
Zmiany również zaszły w kwestiach dotyczących personelu projektu i zatrudniania pracowników w projekcie. Nowa definicja personelu podkreśla konieczność osobistego wykonywania zadań przez osoby, które mają być traktowane jako personel. Dodatkowo definicja ta została rozszerzona o tzw. „osoby współpracujące” tj. np. członków rodziny przedsiębiorcy, którzy wykonują pracę w ramach Projektu.
Dwie najistotniejsze kwestie w zmianach dotyczących personelu to bezwzględny zakaz zatrudniania na umowy cywilno-prawne, jeśli osoba jest zatrudniona na umowę o pracę w ramach tego samego projektu oraz wprowadzenie obowiązku ewidencji i podziału zadań w projekcie. Ewidencja godzin i zadań dotyczy każdej z osób zatrudnionych, dodatkowo dla osób, które są zaangażowane również w inne projekty finansowane z funduszy strukturalnych musimy od nich uzyskać ewidencję czasu pracy i zadań, zarówno z umów o pracę, jak i innych form zatrudnienia. Beneficjent musi przed zatrudnieniem osoby do projektu zweryfikować czy dana osoba będzie w stanie wykonywać efektywnie obowiązki w ramach swojego czasu pracy i czy nie będzie jej to kolidowało z zadaniami wykonywanymi w ramach innych projektów.
Zmiany dotyczące projektów składanych w 2011 r.
Konkursy ogłaszana po 1 stycznia 2011 roku odbywają się już na nieco zmienionych zasadach niż w latach ubiegłych, do najbardziej znaczących zmian należy zaliczyć zastosowanie reguły proporcjonalności. Polega ona na tym, że rozliczenie projektu będzie zależne od stopnia osiągnięcia jego założeń merytorycznych, a w szczególności kryteriów dostępu i strategicznych oraz realizacji celów projektu wyrażonych przez wskaźniki produktu i rezultatu. W przypadku braku realizacji projektu zgodnie z kryteriami dostępu, czyli podstawowymi założeniami ogłaszanego konkursu, całość poniesionych wydatków zostaje uznana za niekwalifikowaną. Taka sytuacja może mieć miejsce, np. kiedy okaże się, że realizujemy projekt z jakiegoś priorytetu w ramach działań regionalnych, a grupę beneficjentów mamy spoza województwa, gdzie przyznano nam dofinansowanie.
W przypadku nie spełnienia kryteriów strategicznych, czyli takich, za które otrzymujemy dodatkowe punkty na ocenie merytorycznej, wysokość wydatków może zostać proporcjonalnie zmniejszona. Z sytuacją taką będziemy mieć do czynienia, jeśli regulamin konkursu zakłada jako grupę docelową studentów, zaś dodatkowe punkty otrzymujemy za realizację szkoleń dla studentów nauk medycznych, niestety w naszej grupie znaleźli się również studenci innych kierunków, wtedy proporcjonalnie do liczby przyznawanych punktów na ocenie strategicznej zostanie nam obniżona wielkość dofinansowania. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku nie osiągnięcia wskaźników, również kwota przyznanych nam środków będzie obniżana, czego konsekwencją może być zwrot części dotacji przez podmiot realizujący projekt. Furtką pozostawioną dla podmiotów realizujących projekty, jest zapis, że obniżenie wystąpi tylko w przypadku, kiedy nieosiągnięcie kryterium lub celu wynika z przyczyn nie leżących po stronie beneficjenta.
Nowością dotyczącą konstrukcji budżetu w ramach nowych projektów jest możliwość finansowania wyposażenia stanowiska pracy tylko i wyłącznie w przypadku, kiedy pracownik jest zatrudniony na ponad ½ etatu. W przypadku zatrudnienia poniżej tego czasu pracy możemy jedynie sfinansować proporcjonalną cześć wyposażenia stanowisk.
Istotna zmiana dotyczy również wprowadzenie limitów na zarządzanie projektem, których przekroczenie będzie musiało zostać uzasadnione. Limity te będą obowiązywały zarówno na etapie konstruowania budżetu projektu, jak i na etapie rozliczenia.
| a) Wartość projektu | b) Limit kosztów na zarządzanie |
| c) Do 500 tyś (włącznie) | d) 30% wartości projektu |
| e) Powyżej 500 tyś do 1 mln (włącznie) | f) 25% wartości projektu |
| g) Powyżej 1 mln do 2 mln (włącznie) | h) 20% wartości projektu |
| i) Powyżej 2 mln do 5 mln (włącznie) | j) 15% wartości projektu |
| k) Powyżej 5 mln | l) 10% wartości projektu |
Generalnie wprowadzenie limitów można uznać za bardzo dobry pomysł, jednak w kilku sytuacjach może to doprowadzić do absurdalnych sytuacji, kiedy poprzez dobre zarządzanie projektem możemy doprowadzić do sytuacji, że jako beneficjent będziemy zmuszeni do zwrotu części dofinansowania. Przykładowo napisaliśmy projekt na 2.000.000 PLN, przy założeniu maksymalnego 20% limitu na zarządzanie tj. przeznaczeniu na to zadanie 400.000 PLN. Jednak w wyniku racjonalnego wykorzystania kosztów (przetargi, negocjacje umów z wykonawcami) udało nam się zaoszczędzić 150. 000 PLN. Wartość naszego Projektu spadła do 1.850.000 PLN. Wraz ze spadkiem wartości Projektu spadła również kwota środków możliwych na wydatkowanie w ramach zarządzania projektem do 370.000 PLN. Automatycznie jesteśmy zmuszeni do zwrotu 30.000 PLN jako środki niekwalifikowane. Przykład ten uświadomi, że może jednak nie należy zbyt racjonalnie dysponować środkami?
Polecamy serwis Dotacje
Na etapie konstruowania budżetu istotną zmianę stanowi również sposób liczenia kosztów pośrednich oraz zmiany dotyczące cross-financingu. Zostały doprecyzowane zapisy dotyczące tych dwóch pozycji. W przypadku cross-financingu zostało jasno powiedziane, że sprzęt, który zostaje przekazany beneficjentom, a ma wartość powyżej 350 PLN stanowi również środki wydatkowane w ramach cross-financingu. W przypadku kosztów pośrednich został zamieszczony katalog kosztów pośrednich, a wydatki spoza niego nie mogą wejść w nasze obliczenia. Ma to znaczenie w szczególności dla kosztów pośrednich wyliczanych na podstawie wydatków bezpośrednich. Ułatwienie za to wprowadzono dla tych beneficjentów, którzy chcą rozliczać koszty pośrednie ryczałtem. Nie trzeba obecnie już zamieszczać metodologii wyliczania takich kosztów, wystarczy jedynie ustalić wartość projektu odjąć od niej tzw. zadania zlecone i wybrać przysługujący nam wg tabeli limit.
| a) Wartość projektu minus zadania zlecone | b) Ryczałt % kosztów pośrednich |
| c) Do 500 tyś (włącznie) | d) 9% kosztów pośrednich |
| e) Powyżej 500 tyś do 1 mln (włącznie) | f) 8% kosztów pośrednich |
| g) Powyżej 1 mln do 2 mln (włącznie) | h) 7% kosztów pośrednich |
| i) Powyżej 2 mln do 5 mln (włącznie) | j) 5% kosztów pośrednich |
| k) Powyżej 5 mln | l) 4% kosztów pośrednich |
Przy wyliczaniu ryczałtu nie odejmujemy już cross-financingu, jak to jeszcze było do końca zeszłego roku, ale tzw. zadania zlecone, czyli zadania, które zostaną podzlecone w całości lub w znacznej części na zewnątrz, a nasz personel nie będzie odpowiedzialny za ich bezpośrednią realizację.
Przykładem może być zlecenie zadania pod nazwą „Szkolenia językowe” w całości do realizacji wybranej szkole językowej.
Omawiane zmiany w wytycznych zostały również wprowadzone w nowej wersji generatora wniosków aplikacyjnych. Wydaje się, że teraz projekty będą trochę bardziej spójne i dostosowane do popularnych metod zarządzania projektami (w szczególności metody PMI). Zmiany te jednak nie są jeszcze ostatnimi, które nas czekają, dlatego realizując projekty należy na bieżąco śledzić komunikaty pojawiające się na stronach Instytucji Wdrażającej nasz program oraz na stronach ogólnopolskich związanych z tematyką unijną.
Kinga Korniejenko i Szymon Woźniak