Kosztorys projektu powinien być opracowany zgodnie ze wzorem przyjętym we wniosku o dofinansowanie projektu.
Oczekiwania w zakresie szczegółowości pozycji kosztorysu przejawiają się w narzucaniu beneficjentom wzorcowych kosztorysów, w których wnioskodawca musi przedstawić szczegółowe pozycje wydatków.
W przypadku kosztorysu będącego wynikiem oczekiwań instytucji wdrażającej zauważalna jest jego orientacja na dokładną strukturę kosztów. Instytucja wdrażająca oczekuje od wnioskodawcy dokładnego rozpisania i scharakteryzowania struktury poszczególnych wydatków, ich zakresu, poziomu oraz oczywiście adekwatności do zamierzonych w projekcie działań. Z drugiej strony beneficjent dążyć będzie do zaprezentowania struktury produktów projektu i zakładanych rezultatów zamiast definiowania na etapie przygotowania projektu — który, jak wspomniano wyżej, jest odległy czasowo od momentu faktycznej realizacji projektu — struktury kosztów.
Polecamy: Przygotowanie wniosku o dofinansowanie
Dychotomia oczekiwań wymaga wypracowania pewnych narzędzi pozwalających na połączenie przeciwstawnych potrzeb wynikających ze zderzenia filozofii projektu i filozofii urzędniczej. Jednym z takich narzędzi jest stosowana przez beneficjentów reguła „i inne”.
Praktyka zarządzania kwalifikowalnością wydatków wymaga unikania w charakterystyce poszczególnych pozycji kosztorysu sformułowań niezakreślających ostrej granicy poszczególnych pozycji wydatków. Zatem optymalny kosztorys powinien zawierać szczegóły przedstawione w sposób możliwie ogólny.
Ten oksymoron w praktyce przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu przejawia się właśnie w stosowaniu zapisów o treści, np.:
- zakup materiałów biurowych (pozycja obejmuje: długopisy, ołówki, zszywacze, papier i inne),
- koszt wynajmu sprzętu na potrzeby szkoleń (wynajem sprzętu: projektor, tablica i inne).
- prace remontowo-budowlane (w tym m.in. wyrównanie, wylewanie, wygładzanie).
Polecamy: Montaż finansowy projektu
Praktykę prac nad wnioskiem o dofinansowanie projektu można zatem przedstawić jako dążenie wnioskodawcy do opisania szczegółowego wydatków w taki sposób, aby zachować możliwie duży margines ich elastyczności, a z drugiej strony przedstawić strukturę kosztów dostosowaną do oczekiwań instytucji wdrażającej. Przygotowanie kosztorysu pozwala rozpocząć pracę nad wnioskiem o dofinansowanie projektu.
Artykuł jest fragmentem książki Fundusze Unijne - szansa na rozwój małych i średnich przedsiębiorstw autorstwa Rafała Kasprzaka. Wydawnictwo Onepress.pl