Po zapoznaniu się z możliwościami i ogólnymi zasadami budowania projektu należy przystąpić do konstruowania struktury projektu. Projekt, czyli zorganizowany i ułożony w czasie ciąg działań, zmierzający do osiągnięcia konkretnego i mierzalnego wyniku, zawiera w sobie określoną liczbę działań. W pierwszym etapie należy wyobrazić sobie całość operacji przewidywanych w ramach planowanego projektu, a następnie dokonać ich podziału na poszczególne zadania.
Polecamy: Zasady budowania projektu Metodą Fiszek
Po podzieleniu całości prac na poszczególne działania zamyka się pierwszy etap prac nad projektem, a osoby odpowiedzialne za jego planowanie mogą przystąpić do przygotowania szczegółowych informacji o poszczególnych działaniach i budowania struktury projektu.
Budowanie struktury projektu można rozpocząć, stosując Metodę Fiszek. Metoda ta opiera się na przygotowaniu dla każdego z działań fiszki obejmującej następujące informacje:
- nazwę działania,
- kolejność działania, działania poprzedzające i działania następujące po opisywanym działaniu,
- czas trwania,
- charakterystykę objętych działaniem operacji,
- zagrożenia,
- zasoby,
- zaangażowany personel,
- ewentualnie zakres podwykonawstwa przewidywany w ramach tego działania,
- ewentualną informację o liczbie beneficjentów ostatecznych objętych działaniem.
W wyniku tych analiz powstaje swoisty zbiór fiszek opisujący całość działań realizowanych w ramach projektu. Warto w tym miejscu pamiętać o kilku zasadach budowania struktury projektu, które zastosowane w Metodzie Fiszek umożliwią efektywniejsze wypełnienie wniosku o dofinansowanie projektu.
Polecamy: Długa droga funduszy unijnych
Ze względu na pozycje kosztowe minimalny czas zadań nie powinien być krótszy niż jeden miesiąc.
Ze względu na strukturę wniosków o dofinansowanie projektów ważne jest, aby zadania pokrywały się z kwartałami, półroczami lub latami kalendarzowymi. Zdecydowanie odradza się budowanie zadań „siedzących okrakiem” na kwartale (np. zadanie X trwa od stycznia do maja) lub latach (np. zadanie Y trwa od listopada 2010 do kwietnia 2011). Spowoduje to niepotrzebne utrudnienia w montażu finansowym projektu, ponieważ wzory dokumentów aplikacyjnych wymagają planowania finansowego z dokładnością do kwartałów.
Artykuł jest fragmentem książki Fundusze Unijne - szansa na rozwój małych i średnich przedsiębiorstw autorstwa Rafała Kasprzaka. Wydawnictwo Onepress.pl