Badania przeprowadzone pod koniec ubiegłego roku przez Grupę Idea Banku wykazały, że aż 98% polskich przedsiębiorców archiwizowało papierowe faktury w biurze księgowym lub w siedzibie firmy. Nawet 30% faktur, które były wystawiane online i 25% przekazywanych dalej drogą elektroniczną, było później drukowanych.
Niewiele mniejsze przywiązanie do papieru deklarowali przedsiębiorcy z Niemiec w 2015 r. Jak wynika z badania przeprowadzonego pod patronatem niemieckiego Ministerstwa Gospodarki i Energii, 61% tamtejszych firm preferowało przekazywanie dokumentów księgowych w tradycyjnej, papierowej formie. Co ciekawe, małe firmy częściej niż średnie i duże decydowały się na elektroniczny obieg dokumentów. Wiele wskazuje na to, że również w Polsce małe firmy szybciej od pozostałych adaptują się do transformacji cyfrowej księgowości i zamieniają drukowane archiwa księgowe na metadane, które przechowują albo na dysku, albo w chmurze.
Ucieczka od papieru
– To tylko przyzwyczajenie. Nie ma żadnego powodu, aby przedsiębiorca wykorzystywał papier do fakturowania lub księgowania – mówił Adam Głos, prezes Tax Care w dniu uruchomienia Chmury Faktur. Platforma, dzięki temu, że jest darmowa, nielimitowana i otwarta dla wszystkich użytkowników, ma ułatwić przedsiębiorcom technologiczną modernizację ich firm w obszarze księgowości. Dodatkową presję na właścicieli firm w Polsce stanowi też nowy obowiązek prowadzenia ewidencji podatku VAT w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego. W efekcie, przez pierwsze 3 miesiące od uruchomienia platformy każdego dnia Tax Care odnotowywał niemal 250 rejestracji nowych użytkowników. Teraz, mimo że tempo spadło, trend wzrostowy się utrzymuje, co potwierdza fakt trwającej ewolucji księgowości: do końca lipca w Chmurze Faktur zarejestrowało się niemal 22 tys. użytkowników. Obecnie tygodniowo przybywa 400 nowych. Do działania w elektronicznym środowisku zachęca ich przede wszystkim oszczędność pieniędzy.
Wprawdzie w Polsce nikt tego nie policzył, ale z szacunków ekspertów zaangażowanych do niemieckiego badania wynika, że w Niemczech na każdej fakturze elektronicznej przedsiębiorca oszczędza od 6 do 11 euro. Wśród argumentów za e-fakturami przemawiają też oszczędność czasu oraz zgodność z oczekiwaniami coraz większej liczby kontrahentów.
E-faktury na dobry początek
Przez 5 miesięcy średnia liczba faktur wystawianych co miesiąc w Chmurze wzrosła z 23 tys. do 25 tys. sztuk. Jest to zdecydowanie najczęściej wykorzystywana funkcjonalność Chmury, ale chętnie wykorzystywane są też inne. – Przy okazji wystawiania faktury przedsiębiorcy automatycznie pobierają dane kontrahentów z GUS, sprawdzają REGON lub status płatnika VAT. Przesyłając dokumenty księgowe przez Chmurę, nadawcy korzystają też z możliwości potwierdzenia odbioru i przypomnienia o terminie zapłaty. Nieco rzadziej wykorzystują platformę do przechowywania otrzymywanych faktur – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska, dyrektor działu IT Tax Care.
Polecamy: Jak stosować split payment
Stosunkowo rzadko wykorzystywane są funkcje związane z czynnościami, których przedsiębiorcy nie muszą robić samodzielnie, jak np.: generowanie plików kontrolnych JPK_VAT, wystawianie not korygujących lub ponagleń do zapłaty. Te funkcje zapewne najczęściej delegują na swoich księgowych. Na razie niewielu przedsiębiorców zdecydowało się też na tworzenie w chmurze archiwów wszystkich dokumentów księgowych firmy, choć zdaniem Anny Moskwiak-Karaszewskiej to tylko kwestia czasu. W niemieckim badaniu prawie 40% przedsiębiorców deklarowało, że w ciągu najbliższych 3 lat w ich księgowości wzrośnie udział e-faktur sprzedażowych. Tylko 35% nie planowało zmian. Nikt nie zapowiadał redukcji udziału faktur elektronicznych. W Polsce ogólnych danych nie ma, ale szybki rozwój Chmury Faktur sugeruje, że również polscy przedsiębiorcy dostrzegają schyłek ery papieru w księgowości.