Ewidencja środków trwałych
Podstawowym i decydującym elementem będzie poprawne wypełnienie ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa. Poprawne wypełnienie będzie bowiem związane z obliczeniem wysokości odpisu amortyzacyjnego. Żeby tego dokonać należy ustalić jaka jest podstawa do naliczenia wskazanego odpisu. Podstawę tą będzie stanowiła wartość początkowa środka trwałego. W zależności od sposobu nabycia środka trwałego wskazana wartość początkowa będzie określana w różny sposób.
Samochód w firmie
Samochody firmowe jak i prywatne najczęściej nabywane są za pomocą umowy sprzedaży. Powoduje to fakt, że za wartość początkową samochodu nabytego w ten sposób należy uznać cenę jego nabycia powiększoną o koszty związane z zakupem, które zostały naliczone do dnia przekazania samochodu do używania. Chodzi tu przede wszystkim o koszty transportu, ubezpieczenia w drodze, montażu czy opłat skarbowych, odsetek i prowizji. Należy jednak pamiętać, że koszty te pomniejsza się o podatek VAT , chyba że zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o VAT.
Metody amortyzacji
Gdy zostanie już ustalona początkowa wartość samochodu przychodzi moment wyboru metody jego amortyzacji. W przypadku samochodu osobowego w firmie mamy do dyspozycji dwie metody: metodę liniową oraz metodę degresywną.
Zobacz: Koszty bez faktury - kiedy nie jest potrzebna faktura lub rachunek?
Liniowa metoda amortyzacji
Metoda liniowa jest najprostszą metodą amortyzacji. Stosując ją wartość początkową samochodu należy podzielić na 2 równe części, które zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu. W tej metodzie odpisy amortyzacyjne będą równe przez cały okres trwania amortyzacji.
Metoda liniowa amortyzuje samochód osobowy od wartości początkowej, przy czym amortyzacja zaczyna się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym to wprowadzono samochód osobowy do ewidencji środków stałych. Amortyzacja trwa zaś do końca miesiąca, w którym nastąpi zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową, jaką posiadał samochód osobowy.
Ten sposób amortyzacji może być również zakończony poprzez likwidację lub zbycie amortyzowanego środka stałego.
W metodzie liniowej możliwe jest zróżnicowanie stawek amortyzacyjnych na stawki podstawowe, podwyższone, obniżone, jak również na stawki sezonowe. Wykaz stawek jest opublikowany w załącznikach do ustawy o podatkach dochodowych.
Metoda indywidualna
Drugą metodą amortyzacji, która może być zastosowana przy amortyzacji samochodu osobowego jest metoda indywidualna.
Posługując się tą metodą podatnik może samemu ustalić stawki amortyzacyjne dla używanych środków trwałych. Metoda ta w przypadku samochodów osobowych ma istotne zastrzeżenie. Mianowicie okres amortyzacji samochodów osobowych nie może być krótszy niż 30 miesięcy.
Podatnicy mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla używanych lub ulepszonych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika, z tym że dla środków transportu, w tym samochodów osobowych samochodów okres amortyzacji nie może być krótszy niż 30 miesięcy.
Warto wskazać, że wybór powinien być dokonany rozważnie, gdyż wybranej metody nie można zmienić i musi być ona stosowana aż do czasu pełnego zamortyzowania środka trwałego.