Udział kontrolowanego w kontroli
Ustawa o ochronie danych osobowych
Art. 83. [OBECNOŚĆ KONTROLOWANEGO LUB OSOBY PRZEZ NIEGO UPOWAŻNIONEJ PODCZAS KONTROLI]
-
Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej.
-
Kontrolowany jest obowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli.
-
W razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacja służbowa lub dokument potwierdzający tożsamość mogą być okazane:
1) osobie czynnej w lokalu przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 97 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2017 r. poz. 459, 933 i 1132 oraz z 2018 r. poz. 398 i 650) lub
2) przywołanemu świadkowi, jeżeli jest funkcjonariuszem publicznym w rozumieniu art. 115 § 13 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. z 2017 r. poz. 2204 oraz z 2018 r. poz. 20, 305 i 663), niebędącemu pracownikiem Urzędu albo osobą, o której mowa w art. 80 ust. 1.
Brzmienie art. 83 RODO zdaje się wskazywać, iż udział kontrolowanego w czynnościach kontrolnych jest obowiązkowy. Kontrolowany lub upoważniona przez niego osoba ma prawo w każdej sytuacji domagać się dopuszczenia do udziału w czynnościach kontrolnych.
1. Osoba upoważniona przez kontrolowanego do udziału w kontroli
Ustawa o ochronie danych osobowych nakłada na kontrolowanego obowiązek pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli.
Wskazanie osoby upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego w trakcie kontroli może zostać udzielone na dwa sposoby. Kontrolowany może zdecydować się na pisemne wskazanie konkretnej osoby do reprezentowania go z góry w trakcie wszystkich ewentualnych kontroli prowadzonych przez PUODO.
Nie jest wykluczone także wskazanie osoby upoważnionej do danej, konkretnej kontroli. Takie rozwiązanie rodzi jednak ryzyko, że do momentu wskazania osoby upoważnionej interes kontrolowanego nie zostanie w odpowiednim stopniu zabezpieczony, zwłaszcza w momencie, w którym upoważnienie do wszczęcia kontroli zostanie doręczone osobie czynnej w lokalu przedsiębiorstwa lub przywołanemu funkcjonariuszowi publicznemu.
Kontrolowany, podejmując decyzję o wskazaniu konkretnej osoby jako upoważnionej do jego reprezentowania podczas kontroli, powinien wziąć pod uwagę przede wszystkim jej wiedzę i doświadczenie w zakresie ochrony danych osobowych, stopień zorientowania w sprawach kontrolowanego oraz umiejętności interpersonalne. Osoba ta pełni bowiem bardzo ważną rolę podczas kontroli. Pomimo iż ustawodawca posługuje się liczbą pojedynczą, z uwagi na wielkość organizacji oraz złożony charakter czynności przetwarzania wydaje się być dopuszczalne pisemne wskazanie kilku osób.
2. Nieobecność kontrolowanego i osoby upoważnionej
Możliwa jest jednak sytuacja, gdy w momencie rozpoczęcia kontroli nie ma ani kontrolowanego, ani osoby przez niego upoważnionej.
W takiej sytuacji upoważnienie do przeprowadzenia kontroli i legitymacja służbowa (lub dokument potwierdzający tożsamość) mogą zostać okazane:
a) osobie czynnej w lokalu przedsiębiorstwa, wykonującej czynności bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności przedsiębiorstwa, o ile taki lokal jest przeznaczony do obsługiwania publiczności (kontrolujący nie będą mogli wejść na halę produkcyjną i okazać upoważnienia pracownikom produkcyjnym, inaczej będzie w przypadku pracowników sekretariatu lub np. biura obsługi zarządu);
b) niepodlegającym wyłączeniu z udziału w kontroli przywołanemu funkcjonariuszowi publicznemu niebędącemu pracownikiem UODO. Dla określenia, przez kogo rozumie się funkcjonariuszy publicznych, należy odnieść się do treści art. 115 § 13 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1600 poźn. zm.). Kategoria ta rozciąga się począwszy od Prezydenta Rzeczypospolitej przez funkcjonariuszy policji, a kończąc na pracownikach samorządu terytorialnego.
Istotne jest, aby zapewnić obecność osób upoważnionych, które posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie ochrony danych, jak również są zorientowane w działalności kontrolowanego. Praktycznym rozwiązaniem jest stworzenie systemu upoważnień, który zapewniałby stałą obecność takich osób w godzinach, kiedy kontrola może być wszczęta i przeprowadzana (a więc od 6.00 do 22.00).
Artykuł niniejszy jest fragmentem publikacji: RODO Jak przygotować się do kontroli
RODO. Jak przygotować się do kontroli