W dyrektywie 2004/18/WE procedura ta określana była mianem procedury negocjacyjnej z uprzednią publikacją ogłoszenia. W procedurze konkurencyjnej z negocjacjami zamawiający w celu zagwarantowania równego traktowania wszystkich wykonawców, ma obowiązek określenia w dokumentach zamówienia minimalnych wymogów oraz kryteriów udzielenia zamówienia, które nie podlegają negocjacjom. Należy podkreślić, iż minimalnymi wymaganiami, ustanawianymi przez instytucję zamawiającą, są te warunki, które powinna spełniać lub posiadać każda oferta by umożliwić instytucji zamawiającej udzielenie zamówienia zgodnie z wybranymi kryteriami udzielenia zamówienia.
Negocjacje mogą zatem dotyczyć wszystkich cech zamawianych robot budowlanych, dostaw i usług, w tym na przykład jakości, ilości, klauzul handlowych oraz aspektów społecznych, środowiskowych i innowacyjnych, o ile nie stanowią one wymagań minimalnych. Powinny one służyć poprawie ofert, tak aby umożliwić instytucjom zamawiającym zakup robot budowlanych, dostaw i usług idealnie dostosowanych do ich konkretnych potrzeb.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Udzielenie zamówienia bez negocjacji
Zamawiający mogą udzielić zamówienia już na podstawie ofert wstępnych bez prowadzenia negocjacji. Warunkiem jest jednak przewidzenie takiej możliwości w ogłoszeniu o zamówieniu lub zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania. W nowej dyrektywie procedura konkurencyjna z negocjacjami oraz dialog konkurencyjny mają wspólne przesłanki umożliwiające ich zastosowanie. Dotyczą one sytuacji, w których:
• w odniesieniu do dostaw, usług i robot budowlanych, spełnione jest co najmniej jedno z poniższych kryteriów:
» potrzeby instytucji zamawiającej nie mogą zostać zaspokojone bez dostosowania łatwo dostępnych rozwiązań;
» obejmują rozwiązania projektowe lub innowacyjne;
» ze względu na szczególne okoliczności związane z charakterem, stopniem złożoności, skomplikowania czy struktury prawnej i finansowej, ze względu na ryzyko związane z przedmiotem zamówienia udzielenie zamówienia musi być poprzedzone negocjacjami;
» specyfikacje techniczne nie mogą być ustalone w sposób wystarczająco precyzyjny poprzez odniesienie do norm, europejskiej oceny technicznej, wspólnej specyfikacji technicznej lub referencji technicznej.
• w odniesieniu do robot budowlanych, dostaw lub usług, w przypadku których w procedurze otwartej lub ograniczonej złożono tylko oferty nieprawidłowe lub niedopuszczalne.
Zobacz również: Procedury udzielania zamówień publicznych – otwarta i ograniczona
Nieprawidłowe oferty – to w szczególności oferty niezgodne z dokumentami zamówienia, otrzymane po upływie terminu na składanie ofert, związane ze zmową lub korupcją lub uznane za rażąco tanie (art. 26 ust. 4).
Niedopuszczalne oferty – to oferty których cena przekracza budżet ustalony na początku postępowania przez instytucję zamawiającą bądź złożone przez oferentów, którzy nie posiadają wymaganych kwalifikacji (art. 26 ust. 4).
W takiej sytuacji instytucja zamawiająca może nie publikować ogłoszenia o zamówieniu, jeśli zaprosi do postępowania wszystkich, a zarazem tylko takich wykonawców, którzy we wcześniej prowadzonej procedurze złożyli oferty zgodnie z wymogami formalnymi oraz spełniają kryteria kwalifikacji.
Udzielenie zamówienia w drodze negocjacji
Procedura konkurencyjna z negocjacjami obejmuje co do zasady następujące etapy:
- publikacja ogłoszenia o zamówieniu;
- składanie wniosków o dopuszczenie do udziału wraz z informacjami na potrzeby kwalifikacji podmiotowej;
- kwalifikacja wykonawców i zaproszenie do składania ofert wstępnych stanowiących podstawę negocjacji (wszystkich wykonawców spełniających kryteria kwalifikacji lub ich ograniczonej liczby – minimum trzech kandydatów);
- negocjacje ofert wstępnych i wszystkich późniejszych ofert (z wyjątkiem ofert ostatecznych);
- ewentualne zakończenie negocjacji i poinformowanie o tym fakcie wykonawców;
- zaproszenie do składania ofert ostatecznych;
- wybór oferty najkorzystniejszej na podstawie określonych kryteriów udzielenia zamówienia oraz udzielenie zamówienia.
Minimalny termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu to 30 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu lub w przypadku zastosowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego jako sposobu zaproszenia do ubiegania się o zamówienie – od daty wysłania zaproszenia do potwierdzenia zainteresowania udziałem. Minimalny termin składania ofert wynosi 30 dni od daty wysłania zaproszenia.
W zakresie terminów skróconych dyrektywa odsyła do przepisów mających zastosowanie do procedury ograniczonej. W związku z tym minimalne terminy mogą być skrócone:
» do 10 dni na składanie ofert jeśli opublikowano wstępne ogłoszenie informacyjne niestanowiące zaproszenia do ubiegania się o zamówienie, które zawierało wszystkie wymagane informacje dostępne w momencie publikacji, a także zostało ono wysłane do publikacji na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed datą wysłania ogłoszenia o zamówieniu;
» do 25 dni w przypadku składania ofert za pomocą środków elektronicznych;
» do 15 dni na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału oraz do 10 dni na składanie ofert w przypadku uzasadnionej przez zamawiającego stanu pilnej konieczności uniemożliwiających dotrzymanie minimalnych terminów;
» skrócenie terminu składania ofert w wyniku porozumienia zamawiającego poniżej szczebla centralnego i zakwalifikowanych wykonawców, w przypadku nieosiągnięcia porozumienia w sprawie terminu nie może być on krótszy niż 10 dni od daty wysłania zaproszenia.
Zobacz też: Ograniczenia w udzielaniu zamówień publicznych
W przypadku braku zapewnienia nieograniczonego, pełnego, bezpośredniego i bezpłatnego dostępu do dokumentów zamówienia za pomocą środków elektronicznych stosowne terminy składania ofert muszą być przedłużone o 5 dni.
W ramach negocjacji zamawiający zapewniają równe traktowanie wszystkich zakwalifikowanych wykonawców, udzielając im informacji m.in. na temat zmian w specyfikacjach technicznych lub innych dokumentach, a następnie umożliwiając im dostosowanie i złożenie ofert. Zamawiający nie udzielają innym kandydatom informacji wskazanych przez danego oferenta jako poufne.
W dyrektywie przewidziano również możliwość podziału negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert. Ograniczenie ofert w negocjacjach odbywa się przez zastosowanie określonych kryteriów udzielenia zamówienia wskazanych w dokumentach zamówienia. Zgodnie z art. 66 dyrektywy liczba ofert uzyskana na ostatnim etapie musi zapewniać prawdziwą konkurencję, o ile istnieje wystarczająca liczba oferentów, rozwiązań lub kwalifikujących się kandydatów. Warunkiem skorzystania z takiego rozwiązania jest przewidzenie go przez instytucję zamawiającą w dokumentach zamówienia. Unijny ustawodawca podkreśla, że wszystkie etapy powinny być należycie udokumentowane, a wszystkie oferty przez cały czas trwania postępowania powinny być składane na piśmie w celu zapewnienia przejrzystości i możliwości śledzenia procesu negocjacji.
Zobacz: Kiedy tryb negocjacji bez ogłoszenia i zamówienia z wolej ręki?
Autor: Marta Wosiecka, Urząd Zamówień Publicznych
Źródło: Zamówienia publiczne w Unii Europejskiej po modernizacji - nowe unijne dyrektywy koordynujące procedury udzielania zamówień publicznych