Szczególny charakter trybu zapytania o cenę został wyrażony w art. 10 ust. 2 ustawy PZP. Jest to drugi tryb, obok „zamówienia z wolnej ręki”, który daje Zamawiającemu znaczną swobodę przy wyborze Wykonawcy – jednak, żeby nie naruszyć zasad uczciwej konkurencji w relacjach podmiotów publicznych z prywatnymi – taka swoboda może istnieć tylko w ściśle określonych przypadkach.
Istotę omawianego trybu reguluje art. 69 ustawy PZP, który określa, że jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje zapytanie o cenę i zaproszenie do składania ofert do wybranych przez siebie wykonawców.
Stanowisko Urzędu Zamówień Publicznych wskazuje jednak, że aby ograniczyć samowolę Zamawiającego, przesłanki stosowania pozaprzetargowego charakteru zapytania o cenę powinny być interpretowane w sposób ścisły, zaś w przypadku wątpliwości co do jego stosowania, należy stosować procedurę przetargu (nieograniczonego bądź ograniczonego).
Zobacz: Zmowa przetargowa. Kiedy przedsiębiorca będzie o nią posądzony?
Przesłanki
Zgodnie z art. 70 ustawy PZP, tryb zapytania o cenę jest możliwy w przypadku spełnienia następujących warunki:
- przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne;
- przedmiotowe dostawy lub usługi mają ustalone standardy jakościowe;
- wartość zamówienia jest mniejsza niż kwota określona na podstawie przepisów wydanych zgodnie z art. 11 ust. 8 ustawy PZP - zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. przedmiotem zamówienia w omawianym trybie mogą być towary bądź usługi których wartość zamówienia nie przekracza równowartości w złotych kwoty 207.000,00 euro.
Wskazane powyżej przesłanki, oprócz limitów kwotowych z art. 11 ust. 8 ustawy PZP, nie zostały szczegółowo zdefiniowane w ustawie. Ustawa PZP milczy na temat doprecyzowania pojęć użytych w art. 70 ustawy PZP. Ustalając zakres pojęcia „dostawy lub usługi powszechnie dostępne” należy odwołać się przede wszystkim do zasad wykładni językowej a także wybranego orzecznictwa sądów powszechnych oraz Krajowej Izby Odwoławczej.
Zobacz również: Rażąco tanie oferty w zamówieniach publicznych
Pojęcie "powszechnie dostępny"
Wyjaśnienie pojęcia „powszechnie dostępny” pozwala uznać, że chodzi w tym przypadku o towary bądź usługi, które są dostępne ze względu na charakter świadczenia, a świadczenie to nie jest zindywidualizowane dla podmiotów je otrzymujących.
Zobacz: W przetargach nie może decydować tylko cena
Biorąc pod uwagę, iż termin „powszechny” oznacza częsty, znajdujący się w wielkiej ilości, zaś „dostępny” oznacza nietrudny do zdobycia, przyjąć należy, iż usługi „powszechnie dostępne” to takie, które są przez rynek często oferowane, a więc duża jest ich podaż (tak KIO/KD 49/11 - uchwała KIO z dnia 15-06-2011). Trybu zapytanie o cenę nie można więc stosować do zamówień obejmujących wszelkie nietypowe dostawy czy usługi wymagające szczególnych kwalifikacji, bądź do zamawiania usług lub dostaw wyjątkowego zastosowania.
"Ustalone standardy jakościowe"
Natomiast, przez „ustalone standardy jakościowe" należy rozumieć z góry ustalone przeciętne rodzaje bądź wzory odpowiadające przeciętnym wymaganiom, które wynikają z norm określonych przepisami praw, bądź norm stosowanych w obrocie konsumenckim. Tym samym, „przedmiotem zamówienia w trybie zapytania o cenę winny być wyroby gotowe, a standardy przedmiotu zamówienia powszechnie znane, określone już w czasie rozpoczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (…)" (Główna Komisja Orzekająca w orzeczeniu z dnia 26 lutego 2001 r. znak sprawy: DF/GKO/Odw.-279/471-472/2000).
Zobacz: Płatności bezpośrednie na rzecz podwykonawców
Należy uznać, że tryb zapytania o cenę może być stosowany tylko w odniesieniu do takich dostaw lub usług, których standardy jakościowe nie są ustalane indywidualnie przez zamawiającego.
Jedynym kryterium wyboru przez zamawiającego jest cena oraz ilość, zaś głównym celem jest zaspokojenie konkretnych potrzeb zamawiającego.
Przykładem takich potrzeb mogą być usługi w zakresie utrzymania czystości (sprzątania pomieszczeń), usługi transportowe, usługi odśnieżania ulic, usługi introligatorskie, usługi pralnicze, usługi kserograficzne, proste usługi poligraficzne (druk) (DB-0965/24/10 - orzeczenie RKO z dnia 11-03-2010).
Natomiast takie usługi jak m. in. usługi projektowe na wykonanie robót budowlanych w zakresie danej specjalności, usługi pełnienia funkcji inżyniera kontraktu, dostawy sprzętu komputerowego i jego oprogramowania, usługi specjalistycznych (np. usuwanie produktów niebezpiecznych) czy też specjalistyczne usługi medyczne, należy uznać za potrzeby które nie spełniają warunków trybu zapytania o cenę. Można wskazać, iż zakresem art. 70 ustawy PZP nie są objęte towary i usługi gdzie Zamawiający sam określa istotne cechy bądź właściwości zamawianego towaru bądź usług, a także potrzebuje usług specjalistycznych świadczonych w związku z konkretną potrzebą zamawiającego.
Tryb zapytania o cenę
Określone powyżej wymagania oraz ścisłe regulacje odnoszą się także do samej procedury udzielenia zamówienia w trybie zapytania o cenę. Zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy PZP zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 5.
Zobacz: Aukcje elektroniczne w zamówieniach publicznych
Zasady przewidziane w art. 71 ustawy PZP określają, że wybór wykonawców musi odbywać się na zasadzie zapewnienia konkurencji, którą kształtuje zamawiający poprzez zaproszenie do składania ofert co najmniej 5 wykonawców, którzy są w stanie świadczyć usługi bądź dokonać dostawy towarów spełniających wyżej wspomniane cechy. A zatem z jednej strony Zamawiający jest ograniczony narzuconymi zasadami co do przedmiotu i procedury, zaś z drugiej nie jest ograniczony podstawową zasadą określoną w zamówieniach publicznych – tj. zasadą otwartości zamówienia dla wszystkich wykonawców. Zamawiający sam wybiera 5 podmiotów które zaprosi do składania ofert. Dodatkowo, Zamawiający określa standardy i szczegóły techniczne, jakościowe w SIWZ
Wybór wykonawców w trybie zapytania o cenę został oparty na zasadzie wyboru ceny najniższej.
Metoda wyboru wykonawcy w trybie zapytania o cenę jest w istotny sposób uproszczona i różni się od wyboru wykonawcy w trybie tzw. z wolnej ręki, kiedy zostaje wybrany jeden wykonawca i prowadzi się z nim negocjacje. Ponadto, art. 72 ust. 1 wyraźnie i wprost zakazuje dokonywania zmiany zaproponowanej ceny. Skoro ustawodawca zdecydował się na taki odrębny (szczegółowy) tryb udzielenia zamówienia, jakim jest zapytanie o cenę, to należy przyjąć, że każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. (Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 marca 2013 r. II GSK 2168/11).
Polecamy serwis: Jak założyć firmę
Należy również pamiętać, ze to zamawiający jest obowiązany do dokonania wstępnej analizy rynku, tak aby ustalić krąg wykonawców, którzy mogą brać udział w tym trybie postępowania. Wydaje się ponadto, że warunek skierowania zaproszenia do co najmniej 5 wykonawców, pozwala zachować podstawowe zasady konkurencji w ramach udzielanego zamówienia.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907) dalej jako: ustawa PZP
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej z dnia 23 grudnia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 1735)