Komisja przetargowa jest jedynie zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powołanym do oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz do badania i oceny ofert. Po ostatniej nowelizacji Pzp nie zawiera zapisu, iż komisja przetargowa jest powołana do przygotowania i przeprowadzenia postępowania.
Zgodnie z art.15 Pzp odpowiedzialność za te czynności ponosi zamawiający, dopuszczając ich powierzenie własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej.
Ustawa Pzp nie reguluje kwestii związanych z zasadami działania komisji przetargowej. Kompetencje do uregulowania tych zasad, składu, trybu pracy i zakresu obowiązków członków komisji przysługują kierownikowi zamawiającego (art.21 ust.3 Pzp). Kwestie te powinny być ściśle określone w regulaminie pracy komisji przetargowej.
Dokument ten musi określać tryb pracy oraz zakres pracy członków komisji w sposób zapewniający sprawność działania przejrzystość prac, zawierać także musi indywidualizację odpowiedzialności członków komisji za wykonywane czynności. Powołanie komisji powinno nastąpić w drodze ustanowienia aktu wewnętrznego wydanego przez kierownika zamawiającego w formie zarządzenia lub uchwały.
Zakres czynności, jakie kierownik powierzy komisji przetargowej, może wykraczać poza czynności wymienione w art. 20 Pzp, który zastrzega dla komisji czynności dotyczące oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz ocenę i badanie ofert. Zgodnie z przepisami ustawy Pzp komisja przetargowa zobowiązana jest w szczególności do przedstawienia kierownikowi zamawiającego propozycji wykluczenia wykonawcy, odrzucenia ofert, wnioskowania o unieważnienie postępowania oraz wybór najkorzystniejszej oferty, a także do wykonania innych czynności powierzonych i ustalonych w regulaminie pracy komisji.
Istotne jest aby opracowany regulamin pracy komisji przetargowej zawierał uregulowania dotyczące praw i obowiązków członków komisji, udziału w pracach komisji innych osób, np. biegłych, dokumentacji niezbędnej dla prawidłowego dokumentowania przebiegu postępowania oraz pozostałych czynności, w tym związanych z oceną ofert.
Ważne są także uregulowania odnoszące się do aspektów typowo organizacyjnych pracy komisji przetargowej, takie jak: sposób zwoływania komisji, sposób głosowania, określenie obowiązującej dokumentacji (druki ZP - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego) oraz inne czynności niezbędne w czasie pracy komisji przetargowej.
Formę powołania komisji przetargowej, zakres czynności, imienną odpowiedzialność jej członków za powierzone zadania, czas rozpoczęcia i zakończenia jej pracy może określić indywidualnie kierownik zamawiającego.
Jeżeli kierownik zamawiającego powierzy komisji dokonanie innych niż określone w art.22 ust.1 zadań, to komisja może podjąć prace jeszcze na długo przed opublikowaniem ogłoszeń o postępowaniu, przygotowując cała dokumentację przetargową, w tym w szczególności specyfikacje istotnych warunków zamówienia. Może być i tak, że działania komisji rozpoczną się od momentu otwarcia ofert w danym postępowaniu i analizy spełnienia przez wykonawców formalnych warunków udziału w postępowaniu.
Polecamy: Czy można zmienić kosztorys inwestorski?
Komisja przetargowa proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji. Indywidualna ocena ofert odbywać się powinna wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert , które zostały określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Każdy z członków komisji ma obowiązek przygotowania indywidualnej oceny ofert. Jeżeli indywidualna ocena przeprowadzona jest na podstawie kryteriów oceny ofert opisanych wzorami, dopuszczalne jest sporządzenie zbiorczego zestawienia oceny ofert.
Jeżeli komisja została powołana do przeprowadzenia całego postępowania nie są uzasadnione postanowienia, zawierane często w wewnętrznych regulaminach, że komisja kończy pracę wraz z wyborem najkorzystniejszej oferty. Zapis taki nie do końca jest zasadny, bowiem w tym samym postępowaniu może nastąpić konieczność podejmowania kolejnych czynności, np. powtórnej oceny ofert czy też dokonanie oceny, czy ewentualna zmiana zawartej umowy jest zgodna z przepisami Pzp.
Wszystkie prace komisji przetargowej powinny zostać potwierdzone pisemnie zgodnie z wymaganiami Pzp oraz zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Szczególne uprawnienia posiada sekretarz komisji przetargowej odpowiadając za przygotowanie oraz prowadzenie dokumentacji przetargowej zgodnie z rozporządzeniem, które reguluje zastosowanie odpowiednich formularzy ZP w danym postępowaniu różnicując je w zależności od wartości zamówienia oraz jego trybu.
Polecamy: Jaki jest termin związania ofertą?