W przytoczonych przepisach, rachunek kosztów w placówce medycznej jest definiowany jako system ewidencji kosztów w systemie finansowo-księgowym oraz ich przetwarzanie, prezentowanie i interpretowanie, w celu uzyskania informacji o kosztach leczenia. Jak widać przepisy te przede wszystkim służą standaryzacji sprawozdawczości kosztów do Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji w celu taryfikacji świadczeń zdrowotnych. Odpowiednio opracowany plan kont stanowi dobrą bazę dla Funkcjonalnego Rachunku Kosztów.
Co to jest Funkcjonalny Rachunek Kosztów?
W odróżnieniu od wspomnianego powyżej księgowego rachunku kosztów, Funkcjonalny Rachunek Kosztów jest raportem obrazującym ekonomiczną działalność oddziału, poradni lub pracowni, przedstawionej przez pryzmat danych statystycznych z obszaru finansów, rozliczeń świadczeń i statystyki medycznej. Jest źródłem danych charakteryzujących działalność oddziału, poradni lub pracowni. Pełni rolę:
- Rejestracyjną – zbiera dane o danej jednostce organizacyjnej,
- Informacyjną – dostarcza informacji koniecznych do bieżącej oceny sytuacji,
- Kontrolną – pozwala dokonać oceny jednostki organizacyjnej pod kątem ekonomicznym i administracyjnym,
- Sprawozdawczą – ustala dane za dany okres,
- Motywacyjną – ułatwia optymalizację zarządzania powierzonymi zasobami.
Sprawdź: JPK_VAT 2018 – Instrukcja wdrożenia
Po co przygotowuje się Funkcjonalny Rachunek Kosztów?
Funkcjonalny Rachunek Kosztów przygotowuje się w celu cyklicznego przeglądu działalności oddziału, poradni lub pracowni, w celu śledzenia trendów przychodowych i kosztowych, identyfikacji i wyjaśnienia odchyleń, także w celu oceny sposobu zarządzania oddziałem, poradnią, pracownią i w celu optymalizacji kosztów oraz poszukiwania alternatywnych rozwiązań.
Elementy Funkcjonalnego Rachunku Kosztów?
Do podstawowych elementów Funkcjonalnego Rachunku Kosztów należą:
- Moduł wynikowy: wynik finansowy i koszty leczenia
- Moduł „Statystyka medyczna”: ruch chorych, rozliczenie kontraktu NFZ, sprawozdawczość produktowa
- Moduł „Finanse” – koszty i przychody
- Moduł „Opis” – analiza wskaźnikowa i opis sytuacji ekonomicznej oddziału / poradni / pracowni i najważniejszych trendów.
Zobacz: Prawo dla firm
Korzyści płynące ze stosowania Funkcjonalnego Rachunku Kosztów?
Funkcjonalny Rachunek Kosztów umożliwia efektywne zarządzanie oddziałem dzięki stałemu wglądowi do najbardziej istotnych wskaźników działalności i jednocześnie pozwala na szybką identyfikację obszarów wymagających optymalizacji działań. Do innych korzyści zalicza się:
- Wspieranie procesów decyzyjnych, umożliwiających kompleksowe zarządzanie pracą oddziału/poradni/pracowni,
- Skuteczne monitorowanie kosztów i ich odchyleń, ułatwienie porównywania danych,
- Modułowa struktura danych odzwierciedla obszary działalności oddziału, skupiając się na informacjach dotyczących leczenia.
Kto sporządza Funkcjonalny Rachunek Kosztów?
Funkcjonalny Rachunek Kosztów sporządza analityk finansowy / biznesowy / kontroler finansowy / biznesowy. Ze względu na szeroki zakres i istotność danych, osoba sporządzająca Funkcjonalny Rachunek Kosztów, powinna być ulokowana w organizacji na szczeblu kierowniczym i powinna podlegać członkowi zarządu. Do głównych obowiązków analityka / kontrolera powinno należeć:
- prowadzenie rachunku kosztów wg miejsc powstawania zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami przyjętymi w placówce,
- analiza i kontrola kosztów działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych, a w szczególności ustalenie i aktualizacja wskaźników ekonomicznych obrazujących sytuację ekonomiczno-organizacyjną jednostki organizacyjnej,
- opracowanie, wdrożenie i wykonywanie cyklicznych raportów dla ordynatorów, kierowników i zarządu szpitala,
- definiowanie przychodów oraz kosztów w układzie rodzajowym i funkcjonalnym z uwzględnieniem szczegółowości rachunku kosztów, w tym definiowanie i aktualizacja miejsc powstawania kosztów,
- opracowanie, walidacja, wdrożenie i aktualizacja kluczy rozliczeniowych, we współpracy ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi,
- bieżąca kontrola kosztów i analiza odchyleń,
- monitorowanie i prognozowanie wyniku finansowego, w tym progu rentowności w oparciu o analizę wskaźników finansowych,
- analiza efektywności ekonomicznej placówki,
- wspieranie i udostępnianie informacji niezbędnych Zarządowi dla planowania strategicznego,
- gromadzenie informacji o strukturze problemów decyzyjnych w różnych obszarach zarządzania.
Analityk / kontroler powinien posiadać następujące cechy i kwalifikacje:
- wysokie zdolności analityczne,
- umiejętność wyciągania syntetycznych wniosków,
- znajomość terminologii medycznej,
- bardzo dobre zdolności komunikacyjne i społeczne,
- duża samodzielność w działaniu,
- znajomość przepisów regulujących działalność placówki medycznej, a w szczególności ustawy o działalności leczniczej, ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, ustawy o finansach publicznych, ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych i odpowiednich rozporządzeniach oraz znajomość odpowiednich zarządzeń Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia,
- znajomość zasad rachunkowości, w tym rachunkowości zarządczej,
- bardzo dobra znajomość obsługi arkusza kalkulacyjnego, edytora tekstów i programu do tworzenia prezentacji,
Funkcjonalny Rachunek Kosztów wymaga od wykonawcy dużej elastyczności, bardzo dobrej znajomości procesów operacyjnych mających miejsce w placówce medycznej i szerokiej wiedzy ekonomicznej powiązanej z przepisami regulującymi działalność w ochronie zdrowia.
Do czego służy Funkcjonalny Rachunek Kosztów?
Funkcjonalny Rachunek Kosztów jest narzędziem kontroli zarządczej dla dyrektora placówki, dla dyrektora ds. lecznictwa (medycznego), dla dyrektora ekonomicznego / finansowego / głównego księgowego. Jest narzędziem zarządzania dla ordynatora / kierownika oddziału, poradni lub pracowni. Raport dla osób bezpośrednio zarządzających jednostkami organizacyjnymi (ordynatorzy, kierownicy) powinien podawać dane na poziomie szczegółowości zapewniającym skuteczne podjęcie decyzji zarządczych. Natomiast raport dla zarządu może pomijać niektóre szczegóły i powinien mieć formę zestawienia tabelarycznego pokazującego najważniejsze dane i wskaźniki.