Zapis na sąd polubowny może znaleźć się zarówno w umowie jak i stanowić samodzielną umowę. Praktyka obrotu gospodarczego pokazuje jednak, że strony najchętniej zamieszczają klauzulę w postanowieniach końcowych umowy. Rzadziej natomiast zawierają oddzielną umowę, w której umawiają się, że ich roszczenia będzie rozstrzygał sąd polubowny.
Terminologia
Warto na wstępie wyjaśnić parę kwestii. Otóż sąd polubowny i sąd arbitrażowy to zwroty których można używać zamiennie. Dlatego też można mówić o zapisie na sąd polubowny albo o poddaniu sprawy pod rozstrzygnięcie sądu arbitrażowego. Obydwoma zwrotami posługują się przepisy prawa.
Zobacz: Czy komisant może skorzystać z prawa zastawu?
Przepisy prawa
Kwestię zapisów na sąd polubowny reguluje kodeks postępowania cywilnego. Ogólnie rzecz biorąc sądownictwu polubownemu (arbitrażowi) poświęcona jest cała jedna część kodeksu. Natomiast sam zapis na sąd polubowny jest uregulowany w art. 1161-1168 k.p.c..
Umowa
W zapisie na sąd polubowny należy wskazać przedmiot sporu lub stosunek prawny z którego spór wynika lub może wyniknąć. Poddanie spraw pod rozstrzygnięcie sądu arbitrażowego następuje zawsze w formie umowy, a więc zgodnego oświadczenia woli stron. Nie może zatem nigdy zapis na sąd polubowny wynikać z jednostronnego oświadczenia woli.
Zapis na sąd polubowny musi mieć postać pisemną. Obowiązek ten wynika z ustawy, dlatego też postanowienia zawarte w innej formie (np. ustnie) są nieważne. Zapis na sąd polubowny może znaleźć się również w statucie spółki prawa handlowego.
Przez pełnomocnika
Co do zasady zapisu na sąd polubowny można dokonać przez pełnomocnika. Co więcej domniemuje się, że pełnomocnictwo udzielone przez przedsiębiorcę obejmuje również umocowanie do sporządzenia zapisu na sąd polubowny.
Zobacz: Na czym polega obowiązek pieczy nad mieniem komisowym?
Wniesienie sprawy do sądu
Jeżeli jedna ze stron wniosła pozew do sądu powszechnego a wiązał strony zapis na sąd polubowny wtedy sąd odrzuci tak wniesiony pozew. Aby jednak tak się stało pozwany musi wnieść zarzut zapisu na sąd polubowny. Oczywiście pozwany musi wnieść ten zarzut przed wdaniem się w spór.
Podsumowanie
Należy zauważyć, że rozstrzyganie spraw w drodze arbitrażu staje się coraz popularniejsze. W Polsce działają stałe sądy arbitrażowe. Procedury przed sądami arbitrażowymi są mniej formalne niż te przewidziane przed sądem powszechnym. Dlatego też warto stosować te zapisy.