W polskim prawie brak jest przepisów regulujących w sposób bezpośredni charakter prawny listu intencyjnego. Zawieranie listów mieści się w ramach wskazanej w kodeksie cywilnym zasady swobody kontraktowania. Oznacza to, że nie ma ścisłych zasad, jak ma on od strony prawnej wyglądać oraz jakie konsekwencje wiążą się z jego podpisaniem. List intencyjny to zatem oświadczenie woli składane przez strony, a w zależności od postanowień, które są do niego wprowadzane, może mieć charakter mniej lub bardziej wiążący. Istotne jest zatem prawidłowe, zgodne z wolą i rzeczywistym zamiarem stron, skonstruowanie poszczególnych postanowień listu intencyjnego tak, aby nie wpaść w pułapkę, która może skończyć się, np. obowiązkiem zapłaty kary umownej lub obowiązkiem zawarcia umowy, która jest negocjowana.
Polecamy: RODO w marketingu
W praktyce, każde przedsięwzięcie może być poprzedzone podpisaniem listu intencyjnego. Może on zatem poprzedzać przystąpienie do rozmów, w tym przypadku będzie zawierał np. postanowienia decydujące o przyszłym ich kształcie, określając ogólne warunki, ogólne zasady, terminy rozpoczęcia i zakończenia wybranego postępowania/jego etapów, a także różnego rodzaju deklaracje stron dotyczące w szczególności wzajemnej lojalności lub poszanowania interesów. List intencyjny może być również podpisany już po przeprowadzeniu przez strony wstępnej wymiany poglądów i osiągnięciu zgody co do zasadniczych kwestii mających być przedmiotem przyszłych, właściwych negocjacji, oferty, aukcji lub przetargu. Jest wtedy potwierdzeniem już uzgodnionych warunków/postanowień/rezultatów osiągniętych w toku rozmów i najczęściej zawiera deklarację chęci dalszego kontynuowania rozmów w celu zawarcia umowy. List intencyjny może również uszczegóławiać dalsze kwestie, które pozostały stronom do uzgodnienia.
Co do zasady, możemy zatem wyróżnić dwa typy listów intencyjnych.
Pierwszy typ, to listy stanowiące niezobowiązujące potwierdzenie wspólnej stronom chęci prowadzenia negocjacji handlowych, dążenia do osiągnięcia wspólnego celu. Stanowią one np. pisemny dowód postępów prowadzenia procesu zamierzonej sprzedaży przedsiębiorstwa lub dowód zyskania dobrze rokującego kandydata na przyszłego partnera handlowego. Strony często stoją na stanowisku, że podpisanie takiego dokumentu pozwala zaufać partnerowi.
Drugim typem listów intencyjnych są listy stanowiące rozbudowane umowy, zawierające mnogość postanowień odnoszących się do wzajemnych relacji stron w trakcie negocjacji lub zamierzonej współpracy. Ten typ lisów intencyjnych występuje z reguły już na pewnym etapie prowadzonych negocjacji, zwłaszcza mających na celu zawarcie poważnych i skomplikowanych transakcji gospodarczych (np. umowy inwestycyjne, nabycia przedsiębiorstwa, emisji akcji spółki). Na tym etapie rozstrzygane są często sprawy, których prawne i ekonomiczne skutki mają swoje miejsce w głównych kontraktach. Listy takie zawierają liczne zapisy odnoszące się do zakresu negocjacji, zachowania w poufności otrzymanych informacji, nieujawniania tylko niektórych informacji dotyczących zamierzonej transakcji, np. jej wartości, zobowiązania do nienegocjowania z osobami trzecimi, obowiązek dalszego lojalnego prowadzenia negocjacji i niekwestionowania poczynionych w ich toku uzgodnień, zasady ponoszenia kosztów, podstawowych warunków transakcji, a również i określenia osób do kontaktu w trakcie negocjacji. Postanowienia takich listów intencyjnych mogą być obwarowane karami umownymi na okoliczność złamania danych postanowień. Dlatego też zalecana jest szczególna ostrożność przy formułowaniu poszczególnych postanowień w ich treści.
List intencyjny może zatem: (i) wyrażać ogólny zamiar kontraktowania, wtedy strony wyrażają jedynie wolę i zamiar przyszłej współpracy, (ii) zawierać zasady i tryb prowadzenia negocjacji, (iii) spełniać warunki pozwalające uznać go za umowę przedwstępną, (iv) pełnić również funkcję umowy ramowej - ma to miejsce wtedy, gdy strony zobowiązują się trwale ze sobą współpracować poprzez zawieranie w przyszłości oznaczonych umów.
W każdym przypadku jednak należy zadbać o właściwie sformułowane zapisy umieszczane w liście intencyjnym, szczególnie pod kątem zakresu odpowiedzialności. Zakres odpowiedzialności z tytułu naruszenia podjętych zobowiązań, zawartych w liście intencyjnym jest bowiem sporny. Dlatego reguły te sformułowane powinny zostać przez strony w sposób precyzyjny. Co do zasady, skutki zachowania stron, gdy treść listu intencyjnego pozbawiona jest całkowicie elementów o charakterze zobowiązaniowym ocenia się w ramach zasad odpowiedzialności z tytułu czynów niedozwolonych - reżim ex delicto. Podstawą odpowiedzialności staje się wina sprawcy czynu niedozwolonego. W przypadku, gdy w treści listu intencyjnego zostały zawarte obowiązki stron, odpowiedzialność będzie się kształtować w ramach zasad odpowiedzialności kontraktowej stron - reżim ex contracto. Tutaj podstawą odpowiedzialności będzie niewywiązanie się ze zobowiązania. A zatem, podpisanie listu intencyjnego bez zamiaru zawarcia umowy, z naruszeniem dobrych obyczajów lub składając nieprawdziwe oświadczenia i zapewnienia może skutkować powstaniem odpowiedzialności kontraktowej.
Z powyższego widać, że niejednokrotnie dopiero dokładne zbadanie treści pozwala ustalić znaczenie prawne listu intencyjnego. Niezależnie bowiem od samej nazwy dokumentu, każdy z listów intencyjnych może mieć inną nośność prawną. Ważne jest zatem aby zapamiętać, że znaczenie prawne listu intencyjnego zależeć będzie od treści, jaką nadadzą mu strony.
Autor: adwokat Katarzyna Kostoń, GSW LEGAL Grabarek, Szalc i Wspólnicy Sp.k.