Każdy projekt szkoleniowy jest typowym przedsięwzięciem podjętym w celu zaspokojenia określonej potrzeby. Ma wyznaczony w czasie początek i koniec, ma cele, mierniki, a także grupy odbiorców. W tym przypadku są to najczęściej:
- zarząd,
- uczestnicy szkoleń,
- dział personalny,
- bezpośredni przełożeni szkolonych osób.
Cel projektu
Projekt szkoleniowy ma na celu zaspokojenie potrzeb rozwojowych, wyłonionych na etapie ich badania. Realizacja projektu szkoleniowego powinna wspierać osiągnięcie założonych celów firmy, takich jak: wypromowanie nowego produktu, rekrutacja osób do nowo tworzonego działu lub zwiększenie efektywności prowadzonych zebrań.
Polecamy: Wybór firmy szkoleniowej
Specjaliści z działu personalnego, którzy pierwszy raz muszą zmierzyć się z realizacją dużego projektu szkoleniowego, mają często wrażenie, że projekty są podobne do zwykłych procesów kadrowych, z którymi mają do czynienia na co dzień, w ramach obowiązków. Różnica między projektem szkoleniowym a codzienną pracą wydziałów personalnych polega na tym, że procesy kadrowe są ciągłe, a projekty tymczasowe i unikalne.
Oczywiście zdarza się, że seria małych lub większych projektów przeradza się w proces. Np. co roku organizowany jest miniprojekt „Szkolenie z BHP”. Jest to tak powtarzalne, że można już mówić o pewnym procesie. Często też z jednego projektu szkoleniowego wynika następny.
Budżet i czas
Cechą projektu szkoleniowego jest ściśle wytyczony rytm pracy, który wyznaczają dwa czynniki: budżet i czas. Oprócz nich stosowane są również inne mierniki sukcesu zrealizowanego projektu szkoleniowego:
- zaspokojenie potrzeb uczestników szkoleń,
- osiągnięcie celów stawianych przed szkoleniem na poziomie działu lub całego przedsiębiorstwa,
- zmiany, które zaszły w firmie na skutek realizacji projektu szkoleniowego.
Polecamy: Jak wybrać dobre szkolenie?
Każdy projekt szkoleniowy składa się z pięciu etapów:
- inicjowania (dostrzeżenie potrzeby szkoleniowej i podjęcie decyzji o tym, że należy tę potrzebę zaspokoić),
- planowania (dokładna analiza potrzeb, stworzenie budżetu i harmonogramu zajęć, wybór trenerów i miejsc szkoleń, opracowanie programów zajęć),
- realizowania (prowadzenie szkoleń i działań towarzyszących),
- kontrolowania (ocena szkolenia),
- zamykania (wsparcie we wdrożeniu i planowanie kolejnych kroków - np. kolejnego projektu szkoleniowego).
Pomysł na projekt szkoleniowy może pochodzić od zarządu firmy, dyrektora personalnego lub menedżera szkoleń, menedżerów liniowych, zainteresowanych pracowników, a czasem klientów lub partnerów zewnętrznych (np. zgłaszających niekompetencje handlowców). To, kto jest stroną inicjującą projekt, ma duży wpływ na jego budżet oraz losy w kolejnych etapach zarządzania projektem szkoleniowym.
Artykuł jest fragmentem książki „Zarządzanie projektem szkoleniowym”, autor: Training Partners, wydawnictwo Onepress.pl