W stosunkach pomiędzy spółką a członkami zarządu
Ogólną zasadą rządzącą prawem cywilnym jest to, że nie można zawrzeć umowy samemu ze sobą- istnieją od niej generalnie wyjątki (jak np. jeden pełnomocnik ustanowiony przez dwie osoby, czy pełnomocnik, który dokonuje czynności ze sobą jako drugą stroną umowy- o ile wynika to wprost z pełnomocnictwa i nie może pokrzywdzić mocodawcy).
W przypadku spółki z o.o. zasada ta przejawia się w treści art. 210, zgodnie z którym w umowie między spółką, a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Ma to niebagatelne znaczenie w przypadku zawierania z członkiem zarządu umowy o pracę- nadal (mimo pewnych wątpliwości doktrynalnych dotyczących stosunku podległości/ nadrzędności niezbędnych dla stosunku pracy) najpopularniejszego w Polsce sposobu ustalania zakresu obowiązków i wynagrodzenia zarządu.
Zobacz: Poradnik: Zamknięcie roku obrotowego w spółkach z o.o.
Umowy o pracę z członkiem zarządu nie może podpisać inny członek zarządu (niezależnie od sposobu reprezentacji)
Z przyczyn oczywistych zasada ta nie obowiązuje w przypadku jednoosobowych spółek z o.o.
W takim przypadku czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Do aktu staje wyłącznie członek zarządu/wspólnik, który reprezentuje obie strony umowy.
Spółka w organizacji
W pierwszym etapie funkcjonowania spółki z o.o. (po zawarciu umowy spółki)- działa ona jako spółka z o.o. w organizacji. Ta forma przejściowa spółki, ma charakter „ułomnej osoby prawnej” posiada jednak własną podmiotowość prawną i może występować odrębnie w obrocie gospodarczym. Musi być więc w jakiś sposób reprezentowana. Kodeks spółek handlowych przewiduje tu dwie możliwości:
- reprezentowanie przez zarząd (jeśli zdążył zostać powołany- co nie jest konieczne)
- pełnomocnika zgromadzenia wspólników (w innym wypadku).
Na osobach działających w imieniu spółki w organizacji spoczywa nie tylko obowiązek zgłoszenia spółki do KRS ale także odpowiedzialność za jej zobowiązania.
Porównaj: Odpowiedzialność za zobowiązania spółki w organizacji
Likwidacja i upadłość
Przeprowadzenie likwidacji spółki z o.o. przekłada się na kwestie reprezentacji likwidowanej spółki:
- co do zasady likwidatorami spółki są członkowie zarządu,
- umowa spółki lub uchwała wspólników mogą stanowić inaczej (np. zastrzegać konkretną osobę lub poddawać te kwestię pod głosowanie zgromadzenia wspólników),
- sąd, na wniosek osób mających interes prawny może odwołać pierwotnych likwidatorów i powołać innych.
Odnośnie upadłości likwidacyjnej, w miejsce zarządu wchodzi syndyk masy upadłości, który w zakresie przejmuje funkcje zarządu- w zakresie niezbędnym dla przeprowadzenia upadłości (wstępuje w miejsce spółki m.in. do wszystkich postępowań toczących się z jej udziałem). Co ciekawe, syndyk nie działa w imieniu spółki, tylko we własnym. Wszelkie działania podejmowane są jednak na rzecz upadłego.