Wpisy z urzędu i na wniosek
W pierwszej kolejności należy zaznaczyć podział na wpisy do Krajowego Rejestru Sądowego dokonywane na wniosek i wpisy z urzędu. Wpis z urzędu – oznacza, iż sąd rejestrowy sam dokona wpisu np. na podstawie zgłoszenia odpowiedniego organu. Wpis na wniosek – dokonywany jest przez sąd rejestrowy na podstawie odpowiedniego wniosku.
Terminy składania wniosków o wpis zmiany danych
Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 roku (t.j. Dz. U. 2007.168.1186) wprowadza ogólną zasadę zgodnie z którą wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Zobacz: Główne zasady wypełniania formularzy KRS
Zdarzeniem uzasadniającym dokonanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego będzie np. zmiana zarządu, zmiana danych osób wchodzących w skład organu (np. zmiana nazwiska), zmiana wspólników, danych wspólników, zmiana adresu podmiotu, zmiana firmy itp.
Jednakże należy zwrócić uwagę również na przepisy szczególne, które wprowadzają inne terminy dla poszczególnych zdarzeń, i tak dla przykładu: zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (tekst jednolity: Dz. U. 2009 r. Nr 152 poz. 1223) – roczne sprawozdanie finansowe należy złożyć we właściwym sądzie rejestrowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Wpisy nowo powstałych podmiotów
Należy dodać również, iż dla nowo powstałych podmiotów wpis do Krajowego Rejestru Sądowego stanowi często warunek sine qua non (konieczny) ich istnienia. Dopiero z datą wpisu powstanie np. spółka osobowa (spółka jawna, partnerska, komandytowa czy komandytowo-akcyjna), fundacja czy stowarzyszenie.
Inaczej natomiast rysuje się to w przypadku spółek kapitałowych (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółka akcyjna). W pierwszej fazie swojego istnienia, przed wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego działają one jako tzw. ułomne osoby prawne („w organizacji”), a dopiero wpis skutkuje powstaniem osoby prawnej.
Zobacz: Jaki skutek mają ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym?
Pamiętać jednak należy, iż jeżeli zawiązanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki albo jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu.
W przypadku spółki akcyjnej wskazuje się, iż jeżeli w terminie sześciu miesięcy od daty sporządzenia statutu spółka nie została zgłoszona do zarejestrowania lub jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, zarząd powinien niezwłocznie zawiadomić o tym przez ogłoszenie osoby mające interes prawny oraz zarządzić zwrot wpłaconych sum i wkładów niepieniężnych.