Zgodnie z regulacjami art. 171 w zw. z art. 256 § 3 Kodeksu spółek handlowych w przypadku spółki z o.o. oraz art. 324 w zw. z art. 430 § 4 k.s.h. w przypadku spółki akcyjnej zarząd spółki powinien złożyć we właściwym Urzędzie Skarbowym odpis aktu notarialnego zawierającego zmiany umowy spółki (statutu). Zgłoszenie zmiany umowy spółki (statutu) w Urzędzie Skarbowym powinno być dokonane w terminie dwóch tygodni od dnia zarejestrowania tego faktu przez właściwy dla spółki sąd rejestrowy.
Zgłoszenie powinno wskazywać datę rejestracji zmiany umowy spółki (statutu), sygnaturę sprawy oraz wskazanie sądu rejestrowego, który zmianę zarejestrował. Informacje te należy podać w piśmie przewodnim do Urzędu Skarbowego na podstawie otrzymanego odpisu postanowienia sądu rejestrowego o zmianie wpisu w rejestrze przedsiębiorców lub na podstawie wydanego przez sąd rejestrowy zaświadczenia o dokonaniu wpisu w rejestrze przedsiębiorców.
Zobacz: Zmiana umowy spółki z o.o. w organizacji
Obowiązek rejestracji zmiany umowy spółki (statutu) w Urzędzie Skarbowym paradoksalnie ma swoje oparcie w przepisach Kodeksu spółek handlowych, natomiast nie wynika z żadnej ustawy podatkowej, w szczególności obowiązek ten nie wynika z Ordynacji podatkowej. Dlatego też organy podatkowe co do zasady nie weryfikują wykonania tego obowiązku przez przedsiębiorców. Dodatkowo brak sankcji za niezłożenie zmienionej umowy spółki (statutu) w Urzędzie Skarbowym prowadzi do częstego pomijania wspomnianego obowiązku przez samych przedsiębiorców.
Obowiązek ten jednak istnieje i należy go przestrzegać. Urząd Skarbowy zawsze może upomnieć się o jego wykonanie, a to z kolei może powodować u przedsiębiorcy pewne trudności natury technicznej związane z kompletowaniem odpowiedniej dokumentacji, w szczególności gdy zmian umowy spółki (statutu) było kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt.
Zobacz: Jak dokonać zmiany statutu w spółce akcyjnej?
Autor: Konrad Kuzioła, Zespół Prawa Korporacyjnego, Restrukturyzacji Spółek i Kontraktów Handlowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy