Biorąc pod uwagę codzienną liczbę próśb i odmów, aż trudno uwierzyć, że często nie potrafimy ani skutecznie przedstawić swojej prośby ani komuś odmówić. Na szczęście, nad tymi umiejętnościami można pracować.
Zasady przedstawiania prośby
Każda prośba powinna zostać przedstawiona w sposób krótki i rzeczowy. Jeżeli jest usprawiedliwiona, wszelkie dodatkowe wyjaśnienia, a tym bardziej wcześniejsze „przepraszanie” za kłopot, są zbędne. Przyczyny prośby podajemy tylko wtedy, gdy są wskazane lub konieczne. Dobrze jest wyjaśnić drugiej stronie, dlaczego powinna nam pomóc. Dzięki takiej szczerości i otwartości, mamy większą szansę, że ten, do którego zwracamy się o pomoc, spełni naszą prośbę.
Zwracając się do kogoś z prośbą, musimy pamiętać, że druga strona ma prawo do odmowy. Prośba nie powinna przyjmować tonu żądania, ani tym bardziej rozkazu. Jeżeli ktoś nam odmawia, nie wolno się na tą osobę obrazić, ani wszcząć z tego powodu awantury. Należy uszanować jej prawo do odmowy, ewentualnie przedstawić nowe argumenty i jeszcze raz poprosić o pomoc (ale jej nie wymuszać, wpędzając ją w poczucie winy).
Zasady odmowy
Zwracając się do kogoś z prośbą, możemy spotkać się z odmową. My także mamy prawo odmawiać. Przede wszystkim, odmawiać należy krótko i zwięźle, bez owijania w bawełnę. Nie ma żadnej potrzeby, by się usprawiedliwiać, bo druga strona zapewne wykorzysta nasze wymówki przeciwko nam.
Polecamy serwis: Korespondencja w biznesie
Jeśli na prośbę o zostanie po godzinach odpowiemy, że dziś jesteśmy umówieni, to dajemy sygnał, że nie pasuje nam termin, a nie, że nie zgadzamy się na zostanie po godzinach pracy.
Odmawiając, nie pozwólmy sobą manipulować. Nasze postępowanie nie ma w sobie nic złego, nie jest naganne, ani niewłaściwe. Jeżeli zachowujemy się kulturalnie, a ktoś i tak czuje się urażony odmową… no cóż… nie musimy nikogo za to ani przepraszać, ani się usprawiedliwiać. Odmowę, podobnie jak prośbę, najlepiej adresować imiennie. Jeżeli mamy wątpliwości, co do tego, czy powinniśmy spełnić czyjąś prośbę, czy nie, nie bójmy się poprosić o więcej informacji.
Jeżeli ktoś prosi nas o wykonanie kilku kopi dokumentów, nie będzie nic złego
w tym, że dopytamy się konkretnie o ile sztuk mu chodzi. Może się okazać, że „kilka” oznacza 100, a nie 10, jak myśleliśmy.
Zobacz także: Co nam daje asertywność?
Możemy również przedstawiać swoje warunki, np. Po 13 mam pół godziny przerwy, mogę wtedy się tym zająć. Ale zrobię tylko tyle, ile zdążę, nie więcej. Tym samym sprawiamy sprawę jasno i zabezpieczamy się przed ewentualna manipulacją.
Karolina Zaborska