Zanim zaczniemy pisać, sprawozdanie, raport, czy inny kompleksowy dokument, powinniśmy mieć pełen obraz tego, co chcemy napisać. Gdy już wytyczymy sobie cel, łatwiej nam będzie usystematyzować wszystkie fakty, wybrać tylko te aspekty, które będą interesować czytelnika i uniknąć nikomu niepotrzebnego „lania wody”.
Takie pisanie „od końca” ma swoje zalety. Gdy już wiemy, co chcemy przekazać, łatwiej ułożyć dokument w spójną logiczną całość. Najpierw określamy problem, następnie przechodzimy do jego badania, analizujemy jego wyniki i formułujemy końcowe wnioski.
Pisząc w ten sposób musimy być konsekwentni - czytelnik analizując sporządzony przez nas dokument powinien widzieć, że zmierzamy do określonego celu. Ten kierunek nie powinien budzić wątpliwości, czytelnik nie powinien być zaskoczony końcowymi wnioskami. Taki typ pracy ma jeszcze jedną niewątpliwą zaletę – przedstawiany materiał stanowi w pewnym sensie ciąg przyczynowo – skutkowy, jeśli czegoś brakuje, szybko to zauważymy i możemy wtedy uzupełnić nasze wywody.
Istnieje niebezpieczeństwo, że określając cel, do którego zmierzamy zaczniemy myśleć jednokierunkowo i nie będziemy poszukiwać innych rozwiązań. Trzeba wystrzegać się również „naginania” argumentów do postawionej wcześniej tezy i posługiwania się tylko tymi, które je potwierdzają.
Zobacz także: Uprzejmość w pismach
Zanim przystąpimy do pisania, musimy też zadbać o dobrą organizację pracy. Przed rozpoczęciem pisania, należy zebrać wszystkie dostępne i potrzebne nam materiały, posegregować je i umieścić w dostępnym miejscu. Porządkowanie materiałów, zależy od skali zadania – im jest ono bardziej złożone, tym dokładniej powinniśmy je przejrzeć i odpowiednio ułożyć. Najlepiej posegregować je według schematu:
- cel dokumentu,
- metody badania i gromadzenia materiałów,
- zakres przeprowadzonych badań,
- wyniki badań,
- wnioski,
- ewentualne zalecenia.
Polecamy serwis: Korespondencja w biznesie
Dzięki takiemu rozplanowaniu pracy, unikniemy poszukiwań potrzebnych nam informacji i przekopywania się przez stosy papierów. Wykryte na tym etapie braki, czy nieścisłości powinny być, oczywiście, uzupełnione i wyjaśnione przed przystąpieniem do spisywania treści dokumentu.
Karolina Zaborska