Przedmiotem normy są blankiety korespondencyjne z nagłówkami instytucji wysyłających pisma, przeznaczone do korespondencji zewnętrznej organów administracji państwowej, jednostek gospodarki uspołecznionej, organizacji społecznych i zawodowych, a także instytucji i osób posiadających osobowość prawną i uprawnienia do prowadzenia działalności wytwórczo-usługowej.
Rodzaje blankietów:
- blankiety reklamowe BR;
- blankiety bezkopertowe BB;
- blankiety uproszczone BU;
- blankiety zwykłe BZ.
- Blankiety składają się z dwóch rodzajów nadruków – stałych i zmiennych.
- Nadruki stałe czyli takie, które powinny być umieszczone na blankiecie korespondencyjnym. Zaliczamy do nich nadruki wyrazów, np. pismo z dnia, nasz znak, data, sprawa.
Polecamy: Zasady redagowania pism
Nadruki zmienne czyli takie, których tekst ustala zamawiający. Zalicza się do nich nadruki umieszczone w nagłówku blankietu oraz innych polach, pomijając pole przeznaczone na tekst korespondencji. Tekst, barwa i wielkość nagłówków a także pozostałych nadruków powinny być ustalone pomiędzy wykonawcą i zamawiającym.
Dopuszczalne jest umieszczanie nagłówka na całej szerokości blankietów jednak tak, aby zachować estetyczny wygląd i dobrą czytelność.
Dodatkowo norma określa:
- układ;
- symbole formatu;
- oznaczenie;
- wymiary;
- zastosowanie i wykonanie;
- cechy nadruków stałych i zmiennych.
Normalizacji podlegają również koperty zarówno co do wielkości i umieszczenia na nich poszczególnych elementów - adresu nadawcy i odbiorcy, znaczków itp.
Listy o niewielkiej objętości są przesyłane w kopercie formatu C6 (162x114mm ). Większe przesyłki wymagają większych formatów kopert.
Polecamy: Listy i notatki służbowe wysyłane mailem
Koperta spełniająca normę i estetykę powinna zawierać:
- adres nadawcy i odbiorcy, który powinien być rozmieszczony na awersie;
- marginesy górny i dolny wielkości 15mm, prawy i lewy 5 mm.
Pole pisania podzielić należy na cztery części:
a) N - ( lewy górny róg koperty) wyznacza miejsce wpisania adresu nadawcy, albo przyłożenia pieczęci nagłówkowej;
b) Z - ( prawy górny róg koperty ) wyznacza miejsce na przyklejenie znaczków lub jej ofrankowanie
c) A - ( prawe dolne pole koperty) wyznacza miejsce na wpisanie adresu odbiorcy pisma
d) S - ( lewy dolny róg koperty) wyznacza miejsce na wpisanie oznaczeń pocztowych, np. express, polecony.
Używaj układu blokowego do wpisywania wszystkich elementów adresu.