Wyobraźmy sobie taką sytuację: zobowiązaliśmy się do przygotowania pisemnego sprawozdania na temat działalności naszej firmy, ze szczególnym uwzględnieniem przyczyn spadku sprzedaży pewnych produktów adresowanych do konsumentów w przedziale wiekowym 24 – 32 lata. Naszą pracę zaczęliśmy od zebrania materiałów, przeprowadziliśmy pewne badania, ba, nawet zatrudniliśmy firmę, która sporządziła dla nas badania rynku. Dysponujemy faktami, opiniami specjalistów, wyciągnęliśmy pewne wnioski i wiemy, co chcemy osiągnąć pisząc sprawozdanie. Przygotowanie dokumentu zajęło nam parę tygodni, ale jesteśmy z siebie zadowoleni.
Naszą pracę docenił również nasz przełożony i poprosił nas o jej publiczne zaprezentowanie. Niby znamy wszystkie zasady osobistej prezentacji, ale i tak zżera nas trema. Jak mamy się przygotować, by nasze wystąpienie przyniosło pożądany przez nas efekt i by wybrano zaproponowane przez nas w sprawozdaniu rozwiązanie?
Porównaj: Jakie są zalety ustnej prezentacji?
Przede wszystkim, musimy wybrać odpowiedni termin wystąpienia. Nie ma co się sugerować poleceniem szefa, że ma to być zrobione „na jutro”. Przemyślmy, ile czasu będziemy potrzebowali na przygotowanie się i poprośmy szefa na wyznaczenie odpowiedniego terminu (zapewne trzeba będzie wypracować jakieś kompromis – przełożony będzie nalegał na jak najbliższy termin, my będziemy chcieli jak najwięcej czasu na przygotowanie się).
Przygotowania do przemowy powinny rozpocząć się od ponownego przejrzenia sprawozdania. Podkreślmy sobie zagadnienia, które naszym zdaniem są najważniejsze, najbardziej zawiłe, oraz te, na których przygotowanie poświęciliśmy najwięcej czasu. Na podstawie ich „ważności” przygotujemy prezentację multimedialną lub slajdy.
Nie zaszkodzi dowiedzieć się wcześniej, jak odebrano nasze sprawozdanie, jakie są opinie na jego temat. Ten rekonesans w pewien sposób pomoże nam przygotować odpowiedzi na ewentualne pytania. Jeżeli coś było niezrozumiałe, będziemy wiedzieć, że należy na wyjaśnienie tej kwestii poświęcić więcej czasu. Podobnie, gdy wiemy, że jakaś część naszej pracy została skrytykowana, będziemy mogli pomyśleć nad argumentami, które jednak przekonają do niej odbiorców.
Przed samym wejściem na salę, weźmy głęboki wdech i pamiętajmy o celu, jaki chcemy osiągnąć. Pozwoli nam to na logiczne uporządkowanie naszej wypowiedzi (pomocą będą oczywiście wcześniej przygotowane slajdy). Przedstawiając swoje argumenty, pamiętajmy o faktach na ich poparcie.
Przemilczenie pewnych spraw, czy naginanie faktów na pewno nie doda nam wiarygodności. Nie zanudzajmy słuchaczy, niech włączą się do dyskusji. Nie powinniśmy też bać się „kłopotliwych” pytań. Jeżeli nie znamy na nie odpowiedzi, przyznajmy się do tego i obiecajmy wyjaśnienie wątpliwości, o ile oczywiście jest to możliwe.
Przygotujmy się na to, że nie każdemu nasz pomysł się spodoba. Musimy być przygotowani i na dyskusję o innych wariantach rozwiązań. Nie obrażajmy się z tego powodu. Jeżeli nasze wystąpienie było dobrze przygotowane, a nasze argumenty konkretne, nikt nie oskarży nas o to, że mieliśmy „zły” pomysł. Po prostu przyjęliśmy taki, a nie inny wariant rozwiązania.
Przeczytaj także: Jak przekazywać wiadomości podczas zebrań i narad?