Osoba odpowiedzialna za rozmowy telefoniczne powinna przede wszystkim znać funkcje swojego aparatu telefonicznego, a także być zaopatrzona w notatniki i długopisy. O tym chyba nie trzeba nikomu przypominać, podobnie jak o tym, by nie podnosić słuchawki ręką, którą się pisze. Warto jednak przestrzegać kilku dodatkowych rad.
„Czas to pieniądz”
Przestrzeganie tego powiedzenia przyda się w kilku sytuacjach. Po pierwsze, nie ma nic bardziej irytującego niż zbyt długie czekanie na odebranie telefonu, dlatego nie powinno się czekać z podniesieniem słuchawki dłużej niż przez 3-5 sygnałów.
Po drugie, jeśli przełączamy rozmówce na funkcję „czekać”, nie powinniśmy zostawiać go bez słowa na dłużej niż 30-45 sek. Po tym czasie, powinniśmy zapytać go, czy zechce poczekać dłużej, czy może woli jednak zostawić wiadomość.
Po trzecie, szanujmy czas interesanta. Nie przeciągajmy rozmowy ponad miarę – jeśli nie możemy połączyć rozmówcy z poszukiwaną przez niego osobą, zanotujmy wiadomość lub spytajmy, czy możemy połączyć go z kim innym. Nie rozgadujmy się, zwłaszcza, gdy nie możemy pomóc. Lepiej zanotować numer dzwoniącego, zebrać potrzebne mu informacje
i oddzwonić, niż trzymać kogoś bezsensownie na linii.
Zobacz także: Jak interpretować słowa rozmówcy?
Kto może zająć się interesantem
Sytuacje, w których ktoś jest nieobecny w biurze, a telefony się do niego urywają, zdarzają się nagminnie. Powinno się wtedy zapytać rozmówcę, czy życzy sobie rozmawiać z kim innym. Dlatego należy mieć zawsze przy sobie alfabetyczny spis osób pracujących w danej firmie, zwłaszcza tych na kierowniczych stanowiskach.
Niedopuszczalna jest sytuacja, w której wymaga się od interesanta, aby podał dział lub nawet telefon osoby, do której mielibyśmy go przełączyć.
Prócz alfabetycznego spisu nazwisku, dobrze mieć także przy sobie notatnik ze spisem wszystkich pracowników wg działów, w których pracują. Dzięki temu, np. w sytuacji, gdy nie odpowiada numer wewnętrzny pana/pani X, możemy poinformować o tym naszego rozmówcę, a potem przełączyć go do innej osoby pracującej w tym dziale w celu zasięgnięcia od niej potrzebnych informacji.
Polecamy serwis Korespondencja w biznesie
Przy łączeniu, czy przekierowywaniu rozmówcy do innych osób, niż ta, z którą pierwotnie chciał rozmawiać, należy go koniecznie zapowiedzieć. Uprzedźmy osobę, do której dzwonimy, że np. z powodu nieobecności konkretnej osoby, do niej właśnie kierujemy interesanta.
Karolina Zaborska