Podróż służbowa nie dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnych a także podróż nie może odbywać się do miejscowości w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika.
Polecenie wyjazdu
Polecenie wyjazdu służbowego zawiera następujące elementy:
- imię i nazwisko osoby delegowanej;
- cel podróży;
- miasto lub miasta, niezbędne do wykonania zadania;
- datę rozpoczęcia i zakończenia podróży (uwzględnij godziny przyjazdu i odjazdu samolotu i pociągu);
- środek transportu przewidziany do odbycia podróży służbowej;
- podpis kierownika zakładu pracy lub osoby do tego upoważnionej.
Zaliczki na pokrycie kosztów podróży
Prawo do otrzymania zaliczki pieniężnej na pokrycie kosztów podróży służbowej przysługuje pracownikowi, z której ma obowiązek rozliczenia się w przeciągu 7 dni od daty zakończenia podróży.
Polecamy: Organizacja delegacji
Z tytułu wykonania określonego zadania poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy, pracownikowi przysługują diety, zryczałtowany ekwiwalent na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia:
a) w wysokości pełnej 23 zł (2007 r.), gdy podróż trwała ponad 12 godzin;
b) w połowie wysokości ( tj. ½ ww. sumy) gdy podróż trwała od 8 do 12 godzin;
c) nie przysługuje wcale gdy podróż trwała poniżej 8 godzin;
zwrot kosztów, przejazdów, wyjazdów i innych udokumentowanych wydatków.
Należy pamiętać, iż kwota diety ulega co roku zmianie i za podstawę przyjmuje się kwotę diety obowiązującej w poprzednim roku.
Zwrot kosztów noclegu
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu , który powinien zostać udokumentowany rachunkiem hotelowym. W przypadku nie korzystania z hotelu - ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc., gdy nocleg trwał przynajmniej 6 godzin, między godzinami 21- 7 rano.
Polecamy: Przyjmowanie zagranicznych delegacji
Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje w przypadku delegacji pracownika do miejsca stałego lub czasowego miejsca zamieszkania pracownika, oraz w przypadku noclegu pracownika w wagonie sypialnym lub kuszetce.
Zwrot kosztów przejazdu
Zwrot kosztów przejazdu, przysługuje w wysokości ceny biletu za korzystanie ze środków komunikacji publicznej, określone co do klasy i rodzaju w poleceniu wyjazdu uwzględniając ulgę, która osobie delegowanej przysługuje.
Pracownikom odbywającym podróże środkami komunikacji publicznej przysługuje ryczałt na dojazdy - 20 proc. za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży na wydatki nie mające pokrycia w postaci rachunków ( autobus, tramwaj ).
Pamiętaj że koszty reprezentacji i reklamy nie wchodzą w skład wydatków związanych z podróżą służbową.
Pracownikowi, którego obowiązki służbowe polegają na częstych wyjazdach służbowych, szef może w porozumieniu z pracownikiem ustalić ryczałt miesięczny obejmujący ogólną kwotę należności za określoną liczbę dni podróży służbowych w miesiącu.