W wyniku czego uroczyste powitanie, obiady, ewentualne toasty, pożegnania są ograniczone do minimum. Wizyty oficjalne, trwają zazwyczaj kilka dni i można zadbać o ich bogatszą oprawę protokolarną. Pamiętać należy o respektowaniu kultury, tradycji, religii państwa z którego pochodzą goście.
Przy zagranicznych delegacjach charakter wizyty zawsze jest określony w zaproszeniu. Zapraszać można przedstawicieli firm samych jak i z współmałżonkami. Ilość osób wchodzących w skład delegacji powinna zostać wcześniej ustalona między stronami. Ustalając wizytę musimy pamiętać iż dla określonych państw nie planuje się spotkań w określone dni tygodnia.
Polecamy: Sposoby tłumaczenia korespondencji obcojęzycznej
I tak w krajach Zachodu oficjalne spotkania nie powinny odbywać się w weekendy, w Izraelu w soboty, a w państwach muzułmańskich w piątki. Osoba odpowiedzialna za zorganizowanie wizyty delegacji zagranicznej musi pamiętać o:
hotelu;
transporcie;
salach spotkań-poczęstunku w trakcie konferencji, a także powinna zapewnić atrakcyjną formę spędzenia czasu wolnego, np. zwiedzanie miasta, wyjście do teatru, ect.
Należy dopilnować przestrzegania zasady procedencji zgodnie z którą goście honorowi zasiadają po prawej stronie gospodarza i zajmują miejsca w następującym porządku, przewodniczący delegacji - po prawej stronie gospodarza, a potem po lewej stronie i na przemian po prawej pozostałe osoby.
Przed spotkaniem musimy ustalić język w jakim będą odbywały się rozmowy, przygotować należy wcześniej wszystkie materiały, łącznie z toastami i ich tłumaczeniami.
Polecamy: Zaproszenia biznesowe
Jeśli językiem spotkań jest język każdej ze stron, musimy zatrudnić tłumacza. Najlepsze rozwiązaniem w takim przypadku jest tłumaczenie symultaniczne i wymaga zatrudnienia dwóch tłumaczy. Osoba zajmująca się organizacją pobytu delegacji zagranicznej powinna sporządzić wcześniej harmonogram wizyty i czuwać nad przebiegiem prac związanych z przygotowaniem tejże wizyty, aby nic nie umknęło jej uwadze w ostatniej chwili.