Sekretariat lub kancelaria powinna być wyposażona w odpowiednie środki techniczne ułatwiające czynności związane z obiegiem pism ( przyjmowanie i wysyłanie pism, kontrola terminów, przechowywanie i segregowanie dokumentów).
Aby sprawnie przyjmować i wysyłać pisma można wykorzystać następujące urządzenia:
- maszyny do otwierania kopert ( odcinające 1mm brzegu koperty, tak aby nie uszkodzić zawartości znajdującej się we wnętrzu);
- prześwietlacze kopert;
- datowniki: metalowe lub kauczukowe, datowniki te zawierają nazwę zakładu pracy, liczbę załączników, itd.;
- maszyny kopertujące służące do zaklejania kopert, maszyny do frankowania.
Polecamy: O dobry wizerunek firmy powinni dbać wszyscy
Porządkowanie korespondencji
Terminarze
Notesy menadżerskie i kalendarze biurowe, wykorzystuje się do kontroli terminów. Do przechowywania akt stosuje się: skoroszyty, obwoluty, segregatory, teczki obiegowe.
Polecamy: Firmowe kartki świąteczne
Skoroszyty
Dzięki prostej budowie pozwalają na wpinanie poszczególnych pism w określonym porządku.
Obwoluty
Plastikowe lub papierowe okładki służące do przenoszenie pojedynczych lub niewielkiej ilości pism.
Segregatory
Dzięki nim możemy przechowywać większą ilość pism w określonym porządku, a dzięki występowaniu ich w różnych kolorach, łatwiej przyporządkować określony kolor danej sprawie. Jeśli dysponujemy segregatorami w jednym kolorze na grzbiecie umieszczamy odpowiednią informacje jakie dokumenty, pisma znajdują się w jego wnętrzu.
Teczki obiegowe - wykonane są z plastiku lub kolorowego papieru, służą do przechowywania różnych pism bez konieczności zachowania określonego porządku. Różne kolory pozwalają na przyporządkowanie danej teczki określonemu rodzajowi dokumentów, np.:
- teczki białe - sprawy do załatwienia;
- teczki czerwone - terminarze, w zależności od typu, tygodniowy, dekadowy, można stosować różne odcienie czerwieni;
- teczki zielone - sprawy zakończone.
Do porządkowania korespondencji służą również klasery, mogące występować w postaci:
- półki z przegródkami zawieszonej na ścianie;
- szuflady z przegródkami zamieszczonej na stole;
- teczki z przegródkami.