Stały i przewidywalny dopływ środków pieniężnych zapewnia firmie stabilizację w zakresie płynności, a ta w okresie, gdy pieniądz jest w cenie, może uchronić wiele przedsiębiorstw przed bankructwem. W związku z tym firmy coraz częściej koncentrują się nie tylko na sprzedaży, ale również na działaniach windykacyjnych.
Na rynku istnieje wiele firm skutecznie odzyskujących długi. Jednak jako pierwszy etap tego procesu coraz częściej przedsiębiorstwa wykorzystują własny dział windykacji. Stosowanie wewnętrznej windykacji umożliwia często odzyskanie pieniędzy bez utraty klienta i dobrych z nim relacji. Jeśli ten etap zawiedzie, trzeba przekazać sprawę firmie specjalizującej się w odzyskiwaniu długów. Jednak taka decyzja często wiąże się ze stratą kontrahenta.
Nie zawsze tak być musi. Można minimalizować negatywne zatory płatnicze poprzez wprowadzenie wewnętrznej profilaktyki windykacyjnej, jako jednego z etapów całego procesu odzyskiwania długów, obejmujących jeszcze windykację zewnętrzną i sądową. Jak to zrobić? Poniżej podstawowe zasady.
• Unikaj zbędnych emocji. Skup się na tym, aby rozwiązać problem i odzyskać dług. Czasami ludzie odpowiedzialni za windykację koncentrują się na osobie, a nie na problemie. Może to wynikać choćby z relacji powstałych w przeszłości. Na przykład odbiorca będący dłużnikiem był niemiły w relacjach handlowych. Wtedy egzekucję długu traktuje bardzo personalnie. Należy pamiętać, że windykacja to nie narzędzie do karania, ale odzyskiwania należnych pieniędzy. W przeciwnym przypadku windykator zrealizuje swoje osobiste ambicje, ale zapewne nie odzyska pieniędzy dla swojej firmy.
• Zawsze pokazuj, że jesteś profesjonalistą. Bądź opanowany, przygotowany, rozmawiaj zawsze z osobą, która jest upoważniona do podejmowania decyzji na temat spłaty zadłużenia.
• Stosuj powszechnie znaną zasadę: „miękkie podejście do dłużnika, twarde do długu”. Okazuj dłużnikowi szacunek, jako osobie i partnerowi handlowemu, nie obrażaj go, bądź otwarty na propozycje rozwiązania problemu. Jednak pamiętaj, że takie podejście nie może sprawić, że odstąpisz od egzekucji długu.
• Pokaż odbiorcy, że współpracując i dotrzymując postanowień w zakresie spłaty długu, może dużo uzyskać. Na przykład pozwól mu na dokonanie zakupów o wartości 50% dokonanej wpłaty.
• Przed nawiązaniem kontaktów handlowych od każdego kupującego pozyskaj konieczne dane teleadresowe. Ułatwi to kontakt w przyszłości oraz przyśpieszy ewentualną egzekucję. Dla osoby odpowiadającej za windykację poszukiwanie danych dopiero wtedy, gdy powstanie problem, to niepotrzebna strata czasu i energii, którą trzeba skupić na faktycznym problemie.
• Opracuj procedury, które będą regulowały standardy kredytowania odbiorców, sposób postępowania windykacyjnego, uprawnienia i obowiązki, wymagane minimalne zabezpieczenia długu. Starannie przygotowane procedury nadają kompetencje, ale także wyznaczają odpowiedzialność osób odpowiedzialnych za odzyskiwanie długów. Pamiętaj, że osoby takie często mogą być postrzegane przez innych pracowników jako ogniowo hamujące sprzedaż (chociaż niekoniecznie musi ona być zapłacona). Wprowadzenie procedur i zaakceptowanie ich przez zarząd ułatwi skuteczne wykonywanie przez nich obowiązków.
Windykacja długu to ostateczność
• Korzystaj z zewnętrznych źródeł informacji, takich jak: KRS, księgi wieczyste, wywiadownie gospodarcze, rejestry dłużników itp. Zweryfikuj swoje informacje w kontekście informacji zawartych w tych źródłach. Nigdy nie bazuj na jednym źródle. Im więcej informacji, tym większa wiedza i powiązania, które mogą decydować o bezpieczeństwie twojej gotówki.
• Nie obawiaj się przeprowadzać dokładnej oceny zdolności kredytowej. Ocena taka to nie tylko analiza sprawozdania finansowego, ale również wizyta u klienta, referencje od wybranych dostawców, wizja lokalna otoczenia, w którym działa klient. Wiele firm unika oceny zdolności kredytowej, obawiając się, że wyjdzie ona niekorzystnie i nawiązanie relacji handlowych nie będzie możliwe. Trzeba jednak pamiętać, że sprzedaż wykonana to sprzedaż zapłacona.
• Stosuj nie tylko termin płatności, ale również limity kredytowe. Limit kredytowy to wartość, do której wysokości klient może się zadłużać u dostawcy. Zabezpiecza przedsiębiorcę przed nadmiernym zadłużaniem się ryzykownych odbiorców, których należności nie są jeszcze wymagalne. Jeśli firma nie posiada limitu kredytowego, może popełnić błąd i sprzedać towar klientowi, który będzie mógł zapłacić terminowo tylko za 10% zamówienia. Limit kredytowy bazujący na aktualnych zdolnościach odbiorcy do obsługi długu chroni przed takim przypadkami.
• Szybko reaguj na dług. Jeden dzień opóźnienia to już sygnał do zbadania, dlaczego nie ma wpłaty. Skontaktuj się z klientem i na początku upewnij się, czy wysłał przelew. Nie trzeba się obawiać, że odbierze to negatywnie. Można mu powiedzieć, że w trosce o wzajemne relacje chcemy wiedzieć, czy pieniądze na pewno zostały przesłane. Odbiorca może również zwyczajnie zapomnieć o płatności, dlatego takie przypomnienie będzie gwarancją uzyskania szybkiej wpłaty.
• Jeśli zwłoka jest większa niż 1 dzień, podejmuj natychmiastowe negocjacje, pamiętając o interesie swojej firmy. Im szybciej dostawca zareaguje, tym szybciej otrzyma wpływ. Z reguły dłużnicy szybciej płacą dostawcom, którzy upominają się o należne im pieniądze.
• Rozmawiając o zadłużeniu, bądź dobrze przygotowany - podaj konkretne numery i wartości faktur, opóźnienie w zapłacie, odstępstwa od dotychczasowych ustaleń, których nie zachował dłużnik. Podczas osobistej wizyty przedstaw dokumenty potwierdzające dług. Dłużnik zauważy, że faktycznie poważnie traktujesz ten problem i nie będzie mógł udzielić wymijającej odpowiedzi. Odbiorca również będzie musiał przedstawić konkretną i rzetelną propozycję spłaty zadłużenia.
• Jeśli rozmawiasz telefonicznie z dłużnikiem, na koniec podsumuj ustalenia, wypunktuj, co dłużnik ma wykonać. Jeśli spotykasz się z nim osobiście, sporządź pisemną dokumentację ustaleń i zażądaj podpisu dłużnika. Podsumowanie sprawi, że dłużnik zapamięta ustalenia. Pisemne zobowiązanie zawsze bardziej angażuje stronę do wykonania.
• Podczas podpisywania porozumień dotyczących spłaty długu, osobistych negocjacji zawsze żądaj potwierdzenia na piśmie salda należności. Takie potwierdzenie stwierdza, że dłużnik akceptuje dług i może być dowodem w sądzie. Przerywa również bieg przedawnienia długu.
• Konsekwentnie zwiększaj źródła nacisku na dłużnika. Jeśli nie zadziała bezpośrednia rozmowa, wykorzystaj zewnętrzną windykację. Dłużnik poczuje, że jesteś zdeterminowany do użycia coraz silniejszych środków.
Opisane zasady to niezbędne minimum, które gwarantuje, że windykacja będzie prowadzona profesjonalnie. Warto je wdrożyć, ponieważ obowiązywanie pewnych standardów zawsze zwiększa bezpieczeństwo udzielonych kredytów kupieckich.
Joanna Łupniewska