Jak było do tej pory
Przed nowelizacją (Dz. U. 2009 Nr 216, poz. 167), która weszła w życie 1 stycznia 2010 roku profesjonalny pełnomocnik strony (adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy) radca Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa) mógł co do zasady poświadczyć za zgodność jedynie odpis pełnomocnictwa udzielonego w sprawie. Co prawda procedura odrębna w sprawach gospodarczych przewidywała pewne odrębności (m.in. w zakresie faktur) – jednak co do zasady każda kopia dokumentu kierowana do sądu (bo już nie odpis dla strony) powinna być złożona w oryginale lub poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza.
Polecamy: Kto może być pełnomocnikiem procesowym
Powodowało to zwiększenie kosztów (każda poświadczona przez notariusza strona A4 to koszt 6 zł +VAT) a także próby poszerzania uprawnień adwokatów i radców prawnych (torpedowane przez Sąd Najwyższy). Co ciekawe wiele sądów uznawało dokumenty poświadczane przez pełnomocników- mimo braku pozwalającej na to wprost normy.
Nowa norma
Znowelizowany art. 129 kpc wskazuje w §2, iż :
Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa.
Paragraf 3 ww. artykułu wskazuje jednocześnie, iż takie poświadczenie ma charakter dokumentu urzędowego. Co ważne, umiejscowienie przepisu, wskazuje, że ma on zastosowanie we wszystkich rodzajach spraw rozpoznawanych w oparciu o kodeks postępowania cywilnego- chyba, że norma szczególna stanowić będzie inaczej.
Sąd zawsze może wezwać stronę do okazania oryginału dokumentu.
Zakres poświadczenia
Nowa norma ma zastosowanie jedynie na gruncie procedury cywilnej- co oznacza, że w żadnym innym trybie radca, czy adwokat nie ma takiego upoważnienie. Co ważne, to uprawnienie funkcjonuje jedynie na potrzeby konkretnego postępowania sądowego, w którym działa dany pełnomocnik. Nie można więc udać się "z ulicy" do dowolnego radcy prawnego i poprosić o sporządzenie poświadczonej kopii dla celów innych (np. administracyjnych) niż postępowania cywilnego.
Zobacz: Notariusz potwierdzi w protokole naruszenie praw w internecie
Ustawa nie ogranicza jednak katalogu dokumentów, które pełnomocnik może poświadczyć- m.in. dopuszczalne jest to do takich dokumentów urzędowych jak opatrzony pieczęcią odpis KRS.
Jeśli dokument poświadczony przez pełnomocnika nie odpowiada oryginałowi- ponosi on nie tylko odpowiedzialność dyscyplinarną (korporacyjną) ale i karną.