Umowy mogą mieć różna postać. Mogą być bowiem zawarte ustnie, na piśmie lub w formie aktu notarialnego. Każda z tych umów wiąże strony nie każda jednak jest dokumentem.
Forma
Umowę zgodnie z przepisami prawa cywilnego można zawrzeć w różnej formie. Zasadą w polskim prawie jest to, że umowy można zawierać w dowolnej formie. Jednak dla niektórych umów kodeks cywilny (bądź inne ustawy) przewidują formę szczególną. Tak jest w wypadku umowy zbycia nieruchomości, którą należy zawrzeć w formie aktu notarialnego. Tak jest również z umową leasingu, która musi być zawarta na piśmie.
Dowód przed sądem
Umowa jest bardzo cennym dowodem w sprawach sądowych. Dlatego też warto zawierać umowy na piśmie, nawet gdy kodeks cywilny nie formułuje takiego obowiązku. Posiadając umowę pisemną łatwiej jest dowodzić, że się ją zawarło. Nie trzeba na tę okoliczność powoływać świadków. Wystarczy sam podpisany dokument.
Zobacz: Jak poświadczać dokumenty za zgodność z oryginałem?
Umowa przedstawiona przed sądem powinna być podpisana przez obydwie strony umowy. Umowa niepodpisana nie ma bowiem żadnej mocy dowodowej.
W postępowaniu gospodarczym należy załączyć umowę do pozwu. Zgodnie bowiem z art. 479 (12) k.p.c. powód musi podać w pozwie wszystkie twierdzenia i dowody na ich poparcie. Jednym z podstawowych dowodów jest zawsze umowa, która poświadcza dokonanie czynności prawnej.
Do sądu najlepiej doręczyć oryginał umowy. Strona bowiem jako taka nie może poświadczać dokumentów za zgodność. Takich rzeczy mogą dokonywać profesjonalni pełnomocnicy (adwokaci, radcowie prawni) i to także nie w każdym postępowaniu.
Szczególne umowy
W postępowaniu gospodarczym mogą występować też umowy dotyczące właściwości sądowej lub wyboru prawa. Takie umowy to umowa prorogacyjna, umowa o mediację czy też zapis na sąd polubowny. Takie umowy trzeba obligatoryjnie (obowiązkowo) załączyć do pozwu. Z nich bowiem wynika właściwość sądu.
Zobacz: Na ile przydatny jest dostęp on-line do ksiąg wieczystych?
Podsumowanie
Przedsiębiorca aby zabezpieczyć swoje interesy powinien każdą umowę zawierać na piśmie (chyba, że ustawa przewiduje dla jej ważności inną formę). Umowa co oczywiste powinna być podpisana przez obydwie strony. Przedsiębiorca powinien przechowywać umowy jak najdłużej to możliwe. Umowa powinna być załączona do pozwu, jako dowód potwierdzający dokonanie czynności prawnej.