Zgodnie z pr. pr (art. 7 ust. 1 pkt 7) redaktorem naczelnym jest osoba, która posiada uprawnienia do decydowania o całokształcie działalności redakcji. Jest to prosta sytuacja w przypadku prasy drukowanej, która jednak komplikuje się w przypadku np. programów czy kronik filmowych, wydawnictw internetowych, stanowiących prasę w rozumieniu ustawy prawo prasowe, czy np. wakatu na stanowisku redaktora naczelnego. Przy czym prawo prasowe nie przewiduje prawa żądania sprostowania do wydawcy.
Przeczytaj też: Odmowa publikacji sprostowania - warunki formalno - prawne
Redaktor naczelny musi zachować następujące obowiązki przy publikacji sprostowania lub odpowiedzi, tzn. nie może on:
- wymagać, aby sprostowanie lub odpowiedź były krótsze niż pół strony znormalizowanego maszynopisu (art. 32 ust. 7 pr. pr. ),
- w tekście nadesłanego sprostowania lub odpowiedzi, bez zgody wnioskodawcy dokonać skrótów ani innych zmian, które by osłabiały jego znaczenie lub zniekształcały intencję autora sprostowania (art. 32 ust. 6 pr. pr. ),
- komentować w tym samym numerze lub audycji tekstu nadesłanego sprostowania - nie odnosi się to do odpowiedzi i nie wyklucza prostej zapowiedzi polemiki lub wyjaśnień (art. 32 ust. 6 pr. pr. ).
Redaktor naczelny w drukach periodycznych ma obowiązek bezpłatnie:
a) opublikować (lub przynajmniej zasygnalizować) sprostowania w tym samym dziale równorzędną czcionką,
b) opublikować (lub przynajmniej zasygnalizować) sprostowanie pod widocznym tytułem.
Natomiast w publikacjach innych niż druki periodyczne redaktor naczelny ma obowiązek nadać sprostowanie w zbliżonym czasie i w analogicznym programie.
Tekst sprostowania lub odpowiedzi, zgodnie z art. 32 ust. 7 pr. pr., nie może być dłuższy od dwukrotnej objętości fragmentu materiału prasowego, którego dotyczy. Podkreślenia wymaga fakt, że nie chodzi tu o objętość całego artykułu a jedynie tych części materiału prasowego, którego tekst sprostowania (odpowiedzi) dotyczy. Norma ze wskazanego artykułu pr. pr. ograniczająca objętość sprostowania ma na celu ochronę wydawcy przed nadmiernym, ponad potrzebę, korzystaniem ze swoich praw przez osoby chcące zamieszczać sprostowania.
Zobacz też: Prawa autorskie w sieci
Art. 33 ust. 2 pkt 4 określa także terminy w jakich należy przesłać redaktorowi naczelnemu sprostowanie, czyli miesiąc od dnia publikacji, przy czym najpóźniej 3 miesiące od daty publikacji. Terminy te są terminami prekluzyjnymi co oznacza, że nie podlegają przywróceniu ani przedłużeniu. Na podstawie art. 33 ust. 4 pr. pr. jeśli sprostowanie nie może być opublikowane z powodu m.in. upływu terminu przewidzianego prawem, a jest zasadne i przesłane przez osobę zainteresowaną, redaktor naczelny zamieścić własne wyjaśnienie czyniące zadość funkcji sprostowania.
W doktrynie przyjmuje się, że dla zachowania terminu do zgłoszenia żądania o opublikowanie sprostowania konieczne jest doręczenie przed jego upływem redaktorowi naczelnemu tekstu sprostowania wraz z żądaniem jego opublikowania, a nie jedynie wysłanie pocztą, czy w jakikolwiek inny sposób. Sprostowanie lub odpowiedź należy opublikować w (art. 32 ust 1 pr. pr.):
a) dzienniku - w ciągu 7 dni od dnia otrzymania sprostowania lub odpowiedzi,
b) czasopiśmie - w najbliższym lub jednym z dwóch następujących po nim przygotowywanych do druku numerów,
c) innym niż dziennik przekazie za pomocą dźwięku oraz dźwięku i obrazu - w najbliższym analogicznym przekazie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania sprostowania lub odpowiedzi.
Jeśli natomiast sprostowanie lub odpowiedź dotyczą wiadomości lub stwierdzeń zamieszczonych w kronice filmowej to sprostowanie lub odpowiedź ich dotyczące należy opublikować, na koszt wydawcy kroniki filmowej, w ciągu miesiąca, w dzienniku o zasięgu ogólnokrajowym; informacja o tym powinna być podana w najbliższej kronice filmowej (art. 32 ust 2 pr. pr.). W sytuacji gdy możliwy termin opublikowania sprostowania lub odpowiedzi przekracza 6 miesięcy, sprostowanie lub odpowiedź należy dodatkowo opublikować w odpowiednim dzienniku, w ciągu miesiąca, na wniosek zainteresowanej osoby, na koszt wydawcy (art. 32 ust. 3 pr. pr.) Zaznaczyć jeszcze należy, iż terminy uprzednio wskazane nie będą miały zastosowania, jeżeli strony na piśmie umówiły się inaczej (art. 32 ust. 4 pr. pr.).