Pracodawca powinien upoważnić na piśmie pracowników zajmujących się sprawami pracowniczymi do przetwarzania danych osobowych (art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych). Upoważnienie to sporządza się oddzielnie dla każdego pracownika i określa się w nim zakres upoważnienia do przetwarzania danych.
Pracodawca powinien prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych). Przetwarzanie danych osobowych bez upoważnienia jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Ta sama kara grozi pracodawcy, który nie wyda pracownikowi zajmującemu się sprawami pracowniczymi stosownego upoważnienia (art. 51 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).
Pracownicy nie mogą przetwarzać danych osobowych bez pisemnego upoważnienia pracodawcy.
Przepisy prawa pracy ściśle wskazują, jakich danych pracodawca może żądać od osoby podejmującej pracę. Pracodawca może wymagać od takiej osoby wyłącznie podania (art. 221 § 1 Kodeksu pracy):
● imienia (imion) i nazwiska,
● imion rodziców,
● daty urodzenia,
● miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
● wykształcenia,
● przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca nie może więc żądać od kandydata do pracy innych danych, np. o stanie cywilnym, rodzinnym itp. Żądanie od kandydata do pracy innych informacji, np. zaświadczenia o niekaralności, jest dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy ze względu na rodzaj zatrudnienia zezwalają na to odpowiednie przepisy prawa, stanowiące, że określone stanowisko może objąć jedynie osoba wcześniej niekarana. W innych przypadkach żądanie takiego zaświadczenia jest niedopuszczalne.
Zobacz: Jak zabezpieczyć zbiór danych osobowych
PRZYKŁAD
Pracodawca prowadzący piekarnię uzależnił zatrudnienie nowych pracowników w zakładzie od przedłożenia zaświadczenia z rejestru skazanych potwierdzającego niekaralność kandydata do pracy. Zaświadczenia te pracodawca przechowywał w części A akt osobowych pracowników. W trakcie kontroli PIP inspektor pracy złożył zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez pracodawcę polegającego na gromadzeniu danych o pracownikach, co do których nie ma on uprawnień. Postępowanie inspektora pracy było prawidłowe.
Po zatrudnieniu pracownika, oprócz podanych wyżej danych, pracodawca ma prawo domagać się także:
● innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. prawo do świadczeń z zfśs, do dni wolnych z tytułu opieki nad dziećmi),
● numeru PESEL,
● innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia w kwestionariuszu osobowym lub w inny sposób, np. przez okazanie dowodu osobistego.
Zobacz: Okresowe szkolenie BHP dla pracowników
Tekst jest fragmentem książki Jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą.