Kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (z wyłączeniem płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie) przeprowadzane są z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. W uzasadnionych przypadkach kontrole takich płatników mogą być przeprowadzone w krótszych odstępach czasu. Z kolei kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie przeprowadzane są w uzasadnionych przypadkach. Stanowią o tym przepisy § 1-2 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. Nr 164, poz. 1165).
Kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS. Stanowi o tym art. 86 ust. 1-2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn.zm.). Kontrola może obejmować w szczególności zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS, ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. Taka kontrola może też obejmować prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych, dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
ZUS, kontrolując płatnika składek będącego przedsiębiorcą, jest obowiązany stosować przepisy rozdziału 5 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095 z późn.zm.), zwanej dalej ustawą, dotyczące kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Przepisy ustawy nie ograniczają kontroli w jednym roku kalendarzowym. Ograniczają jedynie czas jej trwania, który zależy od wielkości przedsiębiorcy. I tak czas kontroli ZUS u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekroczyć:
1. W odniesieniu do mikroprzedsiębiorcy - 12 dni roboczych. Przy czym za mikroprzedsiębiorcę przepisy ustawy uważają przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych dwóch milionów euro bądź sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych dwóch milionów euro.
2. W odniesieniu do małego przedsiębiorcy - 18 dni roboczych. Małym przedsiębiorcą w myśl ustawy będzie taki przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.
3. W odniesieniu do średniego przedsiębiorcy - 24 dni roboczych. Średnim przedsiębiorcą jest przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.
4. W odniesieniu do innego przedsiębiorcy - 48 dni roboczych.
Wyrażone w euro powyższe wielkości przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określenia statusu przedsiębiorcy (art. 107 ustawy).
Warto tutaj wspomnieć o tym, że ograniczeń czasu kontroli nie stosuje się m.in. w przypadku, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia. Jeżeli wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, można przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czas jej trwania nie może przekraczać 7 dni. Czasu trwania powtórnej kontroli nie wlicza się do limitu czasu trwania kontroli w jednym roku kalendarzowym.
Należy podkreślić, że ZUS ma obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.
Jeżeli ZUS nie dopełni obowiązku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, przedsiębiorca może złożyć sprzeciw. Sprzeciw wnosi się do ZUS na piśmie, w terminie trzech dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli. Przedsiębiorca powinien go uzasadnić. Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych ZUS.
Należy także pamiętać, że dowody przeprowadzone z naruszeniem przepisów w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, jeżeli miały istotny wpływ na wynik kontroli, nie mogą stanowić dowodu w żadnym postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnym skarbowym dotyczącym kontrolowanego przedsiębiorcy.
Alicja Grynczel
Podstawa prawna:
• art. 86 ust. 1-2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn.zm.),
• art. 77 ust. 6, art. 79 i 83, art. 84c ust. 1-3 i 5 i art. 104-107 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095 z późn.zm.),
• § 1-2 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. Nr 164, poz. 1165).