Innowacyjny outsourcing to nowy model, po który warto sięgnąć. Szczególnie, gdy stary schemat wciąż jest wykorzystywany przez wiele małych i średnich przedsiębiorstw współpracujących z dostawcami usług rachunkowych i kadrowo-płacowych.
Innowacje w komunikacji outsourcingowej
Era nowoczesnych systemów zarządzania (w tym systemów klasy ERP oraz workflow) inicjuje powstanie nowych potrzeb i wymagań kierowanych przez Klientów do firm świadczących usługi outsourcingowe. Klienci coraz częściej stawiają w stosunku do outsourcera coraz wyższe wymagania związane z:
- integracją systemów ERP Klienta z systemami finansowo-księgowymi outsourcera;
- automatyzacją obiegu dokumentów pomiędzy Klientem a firmą outsourcingową.
Nowoczesna firma outsourcingowa to już nie tylko wysokie kompetencje pracowników ale także nowoczesna infrastruktura IT (serwery, zapasowe centra danych, oprogramowanie branżowe, systemu obiegu pracy i dokumentów, systemu business intelligence).
Polecamy: Jak wdrażać outsourcing i nie popełnić błędów w zarządzaniu zmianą?
Synchronizacja Klient – Firma outsourcingowa
Powszechnym już wśród przedsiębiorstw dysponujących systemami zarządzania wymaganiem wobec firmy outsourcingowej jest integracja systemu zarządzania Klienta z systemem księgowym firmy outsourcingowej. Dzięki synchronizacji danych na bieżąco firma księgowa otrzymuje dokumenty powstające w systemie Klienta (np. w modułach logistycznych i sprzedażowych). Wśród dynamicznie rozwijających się firm wykorzystywane są także inne systemy związane np. z obiegiem pracy i dokumentów, których integracja z podobnymi narzędziami w firmie outsourcingowej umożliwia także bieżący transfer pozostałej dokumentacji (np. umowy, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarsie itp.). Taki model poza niezwykle istotnym uszczelnieniem i procesowaniem obiegu dokumentów, umozliwia także na realizację fukncji controllingowych w oparciu o bieżące dane z systemów Klienta i systemów firmy outsourcingowej.
Synchronizacja Firma outsourcingowa – Klient
Pośród średnich i większych przedsiębiorstw, grup kapitałowych, firm z udziałem kapitału zagranicznego pojawiają się potrzeby związane z dostarczeniem danych do centralnych hurtowni danych wykorzystywanych przez Klienta (np. „Spółkę matkę”) w celu ich dalszej analizy. Taka integracja możliwa jest dzięki właściwemu pod względem ustalenia zasad controllingowych wdrożeniu usługi outsourcingowej i wykorzystaniu nowoczesnych systemów fiansowo-księgowych w firmie outsourcingowej.
Jeśli Klient nie ma nowoczesnych systemów?
W ofercie niektórych firm outsourcingowych pojawiają się już w Polsce usługi odpowiadające na potrzeby małych i średnich firm, które nie chcą inwestować w zakup, wdrożenie i utrzymanie systemów zarządzania, systemów workflow czy business intelligence.
Firma outsourcingowa dysponująca odpowiednią, nowoczesną infrastrukturą (własne serwery, centrum danych, mechanizmy backupu i zapezpieczenia danych oraz stosowne oprogramowanie) może Klientom udostępniać:
- Systemy zarządzania ERP (sprzedaż, logistyka, gospodarka magazynowa itp.);
- Systemy obiegu pracy i dokumentów;
- Systemy budżetowania;
- Systemy controllingu i analiz zarządczych;
- Systemy elektronicznego archiwum dokumentów.
Dzięki takiemu modelowi korzystania z oprogramowania (Software as a Service) Klienci zyskują dostęp do najważniejszych danych oraz informacji niezależnie od miejsca pobytu i pory dnia.
Korzyści z outsourcingu infrastruktury IT można wymienić między innymi następujące:
- Dostęp do danych 24h/dobę z każdego zakątka świata;
- Bezpieczeństwo danych;
- Brak konieczności inwestycji w sprzęt (serwer+oprogramowanie serwerowe i bazodanowe);
- Brak konieczności inwestowania dużych środków finansowych w zakup programu – zakup rozłożony w czasie;
- Oszczędność czasu dzięki możliwości pracowania w różnych lokalizacjach;
- Niskie wymagania sprzętowe;
- Brak kosztów związanych z administrowaniem oraz konserwacją serwerów;
- Praca zawsze na najbardziej aktualnej wersji programu (brak kosztów upgrade);
- Miesięczne płatności abonamentowe (stały i przewidywalny do zabudżetowania koszt).