Warto pamiętać, iż firmy outsourcingowe nie przejmują jednak w całości odpowiedzialności za funkcjonowanie przedsiębiorstwa od czasów jego powstania a jedynie za okres świadczenia usługi.
Należy zdawać sobie sprawę, że w sytuacji kontroli – Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy lub ZUS-u, to zleceniodawca ponosi odpowiedzialność karno-skarbową. Dlatego jeśli klient nie ma pewności, co do okresów wcześniejszych poprzedzających współpracę z firmą outsourcingową, warto już w umowie współpracy zawrzeć klauzule dotyczące przygotowania korekt deklaracji i z góry ustalić odpowiednie wynagrodzenie za tę pracę.
Jeśli firma outsourcingowa nie otrzyma dokumentacji od swego klienta, nie będzie w stanie uwzględnić ich w przygotowywanych sprawozdaniach. Dlatego firmy outsourcingowe zastrzegają, iż nie ponoszą odpowiedzialności za nieterminowe bądź niekompletne dane otrzymywane od klientów. Klient musi wprowadzić wewnętrzne procedury dotyczące zakresu i terminów przekazywania danych firmie zewnętrznej.
Zobacz: Outsourcing controllingu - porada
Poufne dane
Warto zawrzeć zapis, iż dostawca usług outsourcingowych zobowiązuje się do zapewnienia pełnej poufności wszelkich otrzymywanych i przetwarzanych danych. Ważny jest również punkt, iż zobowiązanie do zachowania poufności nie ma ograniczeń czasowych i nie wygasa po rozwiązaniu umowy. Jeśli klient chce mieć całkowitą pewność zachowania poufności danych w umowie powinien znaleźć się zapis dotyczący kary umownej.
Należy jednak pamiętać, iż w sytuacji naruszenia poufności, firma składająca pozew do sądu będzie musiała udowodnić, że to firma outsourcingowa naruszyła zasadę poufności. Dlatego istotne jest określenie procedur wymiany informacji poufnych i sposób komunikacji. Jeśli z punktu widzenia firmy niedopuszczalne jest przekazywanie informacji poufnych przez telefon lub e-mail, warto zawrzeć to w umowie. Dostawca musi dopasować się do narzuconych standardów, jeśli pracownicy firmy outsourcingowej nie zastosują się do tego, klient ma prawo żądać odszkodowania.
Niezależnie od odpowiedzialności materialnej firmy outsourcingowej wobec Urzędu Skarbowego, ZUS czy PFRON tytułem niewłaściwego naliczenia składek i w związku z tym konieczności zapłaty odsetek. W takim przypadku klient ma prawo również zażądać wprowadzenia dodatkowych kar. Jeśli klient chce mieć pewność rzetelności i terminowości dostawcy, powinien zażądać zapisu w umowie współpracy o karach umownych. Kary takie można określić procentowo, w zależności od kwoty kontraktu. W sytuacji faktycznie pojawiających się błędów firmy outsourcingowej przy rozliczeniu klient otrzyma fakturę pomniejszoną o kwotę kary. Propozycja wprowadzenie kar umownych ze strony klienta może okazać się doskonałą metodą weryfikacji dostawców usług outsourcingowych. Firmy nierzetelne nie będą chciały dokonać takiego zapisu w umowie, obawiając się utraty znacznych korzyści finansowych. Wówczas należy je odrzucić już na etapie ofertowania.
Zobacz: Outsourcing controllingu - czy to możliwe?
Istotną kwestią, o której należy pamiętać jest fakt, iż umowę zawiera się, aby rozpocząć współpracę z firmą outsourcingową, ale i co ważniejsze na wypadek rozstania z nią. Jeśli nie ureguluje się w niej wszystkich ważnych kwestii przed podpisaniem, można być pewnym, że w przyszłości pojawią się problemy.