Poniżej przedstawiamy opis wdrożenia outsourcingu kadrowo-płacowego w międzynarodowej firmie z branży logistycznej, zatrudniającej kilkaset osób.
Klient zdecydował się na outsourcing z kilku powodów:
- duży stan zatrudnienia oraz wysoki stopień skomplikowania kalkulacji płacowych spowodował, że dotychczas użytkowany system stawał się niewydolny, a czas wprowadzania danych znacznie się wydłużał
- dotychczasowy dostawca oprogramowania nie był w stanie na bieżąco reagować na szybko zmieniające się potrzeby Klienta, a dodatkowym elementem mającym wpływ na decyzję była obawa o poprawność, bezpieczeństwo i poufność danych.
Wyjścia z takiej sytuacji były dwa: albo zakup nowego oprogramowania, albo powierzenie funkcji naliczania płac i prowadzenia akt osobowych firmie zewnętrznej. Firma wybrała wariant drugi, a w grudniu 2006 roku, po uprzednim doprecyzowaniu zakresu usług, podpisaniu umowy i ustaleniu harmonogramu działań, rozpoczął się proces wdrożenia.
Zobacz: Jakie są zadania controllingu w sektorze MSP?
Pierwszy etap projektu stanowiła analiza funkcjonalna, polegająca na utworzeniu opisu sposobu kalkulacji wynagrodzeń. Jest to etap niemalże kluczowy. Na podstawie opracowanej wtedy dokumentacji nastąpiła konfiguracja, parametryzacja i testowanie tej części oprogramowania kadrowo-płacowego, która jest odpowiedzialna za kalkulacje wynagrodzeń oraz zobowiązań publicznoprawnych. Podczas tego etapu wdrożenia mogą pojawić się zagrożenia w postaci nieprawidłowego odzwierciedlenia sytuacji, a ostateczna akceptacja osób odpowiedzialnych za projekt po stronie Klienta może się przedłużać, jednakże w tym przypadku zaangażowanie oraz ogromna wiedza merytoryczna obu zespołów (zarówno po stronie Klienta jak i outsourcera) pozwoliły na sprawnie przeprowadzone uzgodnienia.
Przeniesienie danych
Kolejnym etapem wdrożenia była migracja danych. Jest to etap trudny, rodzący wiele ryzyk. Często zdarza się, że nie wszystkie dane, ze względu na sposób ich gromadzenia w systemie Klienta, a także format, mogą być automatycznie przeniesione do oprogramowania dostawcy. W takim przypadku istnieje konieczność wprowadzenia ich ręcznie, co zazwyczaj wydłuża czas trwania projektu oraz rodzi po stronie dostawcy konieczność dedykowania większych zasobów do kontrolowania danych. System dotychczas wykorzystywany przez Klienta niestety nie umożliwiał pełnej automatyzacji procesu przeniesienia danych, dlatego outsourcer zdecydował się na oddelegowanie do projektu większej liczby pracowników odpowiedzialnych za wprowadzanie i kontrole danych, tak aby w uzgodnionym wcześniej czasie zakończyć migrację. Ten etap wdrożenia zakończył się powodzeniem – wystąpiło zaledwie 7-dniowe przekroczenie założonego terminu.
Pierwsza lista płac miała status listy testowej i została wygenerowana przez firmę zewnętrzną w styczniu 2007 roku. Stanowiła ona odzwierciedlenie listy płac wypłaconej przez Klienta na dzień 10 stycznia tego roku. Na obu listach pojawiły się pewne rozbieżności, ale szybko przyczyny ich powstania zostały ustalone, uzgodniono ostateczne stanowisko co do sposobu kalkulacji niektórych elementów systemu płacowego Klienta i firma zewnętrzna przystąpiła do sporządzenia kolejnej, tym razem już „rzeczywistej” listy płac za kolejny miesiąc.
Zobacz: Relacje klient – dostawca w przypadku outsourcingu funkcji szkoleniowej
Wypożyczone kadry
Równolegle trwały prace związane z wdrożeniem administracji kadrowej. Jego głównym celem była maksymalna redukcja funkcji administracyjnych oraz uporządkowanie. Klientowi zależało przede wszystkim na przekazaniu administracji teczek osobowych oraz zmniejszeniu zatrudnienia w dziale HR.
Prace polegały głównie na weryfikacji kompletności oraz poprawności danych personalnych i dokumentów, zgromadzonych zarówno w teczkach akt osobowych, jak i przeniesionych do systemu kadrowo-płacowego dostawcy. Klient na bieżąco, cyklicznie otrzymywał raporty ze stanu zaawansowania prac oraz protokoły dokumentów pracowniczych, które należało uzupełnić. Operacja trwała 3 miesiące, przy czym outsourcer realizował na bieżąco swoje obowiązki sprawozdawcze wynikające z umowy.
Po zakończeniu tej fazy wdrożenia proces kadrowy w firmie stał się bezpieczniejszy i bardziej płynny – wszystko odbywa się na podstawie procedur i w z góry określonych terminach. Pozwala to na sprawne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, co w warunkach relatywnie wysokiej fluktuacji oraz prowadzenia działalności w lokalizacjach rozmieszczonych na terenie całego kraju, jest znacznym ograniczeniem ryzyk związanych ze skomplikowanym obiegiem dokumentacji.
Zobacz serwis: Case study
Ostatnim etapem wdrożenia była konfiguracja raportów wymaganych przez Klienta oraz opracowanie inteface’u służącego do bezpośredniego importu danych ze zbiorówek list płac do systemu finansowo-księgowego Klienta. Ze względu na mocno analityczny charakter planu kont Klienta szczególnie to ostatnie zadanie wymagało od obu stron dużego zaangażowania oraz ścisłej współpracy i wielu testów wdrażanego rozwiązania. Jednakże i ten etap zakończył się sukcesem, a księgowanie wynagrodzeń odbywa się dziś automatycznie i zgodnie z terminarzem korporacyjnym.