Horyzont we mgle
W podręcznikach zarządzania w zakresie planowania działalności naczelne miejsce zajmuje strategia firmy, misja czy plan strategiczny. Stąd dziwić może, jak często w praktyce zagadnienia te są pomijane. W teorii zarządzania spotkać się można z określeniem strategii wyłaniającej się, rozumianej jako strategia formułowana ad hoc na podstawie bieżących decyzji menedżerów. Trudno jest jednak efektywnie sterować przedsiębiorstwem, nie mając jasno określonych celów, do osiągnięcia których się dąży. Poza stworzeniem dokumentów ustalających, w którym kierunku zmierza firma, należy pamiętać także o tym, aby strategia i misja były znane w przedsiębiorstwie i miały realne przełożenie na jego działalność.
Trzeba jednocześnie stwierdzić, iż planowanie, zwłaszcza zbyt szczegółowe, ogranicza elastyczność przedsiębiorstwa, narzucając określony schemat działania. Menedżerowie – twórcy planu, mogą popełnić błąd, polegający na braku rewizji strategii, nawet w obliczu zmian w rzeczywistości ekonomicznej. Dobra strategia podlega zmianom w obliczu zmian w otoczeniu przedsiębiorstwa. Należy przy tym pamiętać, że menedżer powinien, przy wyznaczaniu kierunku rozwoju, polegać na twardych danych, płynących z analizy rynku i konkurencji.
Ponadto w zakresie ustalania celów niezwykle istotne jest, aby były one wymierne i przybierały konkretne wartości. W przeciwnym razie nie sposób będzie ocenić tego, czy „szybki wzrost sprzedaży” został osiągnięty już na poziomie 5% w skali roku, gdy wcześniej wynosił 2%, a konkurencja w tym czasie zyskała 10 czy 15%. Wymierne określenie celów przedsiębiorstwa pozwoli później na obiektywną kontrolę ich osiągnięcia.
Zobacz: Stres w pracy a koncepcje zarządzania ludźmi
Kręta droga do celu
Zadaniem menedżera jest osiągnięcie zaplanowanych celów poprzez organizację pracy w przedsiębiorstwie i wszystkich jego działach, jej podział i harmonizację efektów. Niezwykle ważne, a jednocześnie niestety pomijane, jest przełożenie strategii organizacji na jej działalność operacyjną. Należy zatem upewnić się, że przyjęta przez firmę strategia jest znana i rozumiana przez szeregowych pracowników i mają oni świadomość, jak ich praca przekłada się ostatecznie na cele wyznaczone przez kierownictwo.
Kolejnym błędem często popełnianym przez menedżerów jest dopuszczenie do nadmiernej rywalizacji w obrębie zespołu, a także pomiędzy poszczególnymi działami o ograniczone zasoby przedsiębiorstwa. Choć takie podejście wydawać się może stymulujące dla produktywności, często prowadzi do konfliktów i w ogólnym rozrachunku szkodzi interesowi firmy.
Z perspektywy menedżera niezwykle istotne w tym przypadku jest zapewnienie efektywnej komunikacji pomiędzy działami i szczeblami zarządzania w przedsiębiorstwie w sposób taki, aby działy współpracowały ze sobą dla osiągnięcia celów wyznaczonych na etapie planowania.
We właściwym kierunku
O tym, jak skłonić pracowników do efektywnej i wydajnej pracy, napisano wiele książek naukowych i nie tylko. Faktem jest to, że często menedżerowie, poza motywacją stricte finansową, tj. wynagrodzeniem i premią, nie wiedzą, jak wpływać na pracowników.
Często popełnianym błędem jest intuicyjne motywowanie swoich pracowników w oparciu o to, jak sam menedżer chciałby być nagradzany. Ważne jest to, aby ustalić, na czym zależy indywidualnym pracownikom i co ich będzie motywowało, a co z kolei zniechęcało. Co więcej, systemy kar i nagród mają często niejasno określone bądź nieznane samym zainteresowanym kryteria i w odczuciu pracowników są uznaniowe. Istotne jest, aby każdy wiedział o tym, za co dany pracownik jest nagradzany.
Gdy ponadto, zwykle pod presją wyższego kierownictwa, menedżerowie wyznaczają nierealne terminy bądź niemożliwe do wykonania zadania, nie może dziwić, że pracownicy nie pracują na miarę swoich możliwości, a rotacja personelu jest wysoka. Zadaniem menedżera jest stworzenie systemu motywacji tak, aby pracownicy wiedzieli o tym, za co są i będą nagradzani, a także, żeby nagrody miały dla nich rzeczywiste znaczenie. Ponadto przydział zadań dla poszczególnych pracowników powinien być dopasowany do ich rzeczywistych możliwości i kompetencji.
Zobacz: Jak rozwiązywać konflikty w zespole
Wszystko pod kontrolą?
Po wdrożeniu strategii, wyznaczeniu celów przedsiębiorstwa i jego komórek organizacyjnych, istotne jest przeprowadzenie kontroli zgodności tych celów z osiągniętymi wynikami. Często w przedsiębiorstwie nie ma sformalizowanych procedur kontroli. Menedżer musi zadbać o bieżącą płynność przedsiębiorstwa, osiągnięcie celów wyznaczonych w strategii i efektywną pracę wszystkich pracowników. Kontrola tych spraw musi przebiegać według wymiernych i znanych kryteriów. Kontrola powierzchowna bądź niejasna uczynić może dla firmy więcej złego niż jej brak, gdyż daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa, a menedżerowie przeoczyć mogą oznaki nadchodzących problemów, które gdy rozprzestrzenią się na całą firmę, mogą doprowadzić do jej upadku.
Szczególnie dużo uwagi należy poświęcić kontroli pracowników. Odbywa się ona w tej czy innej formie w większości przedsiębiorstw i nierzadko już na poziomie metodologii jest przeprowadzana nieprawidłowo. Wydaje się oczywiste, że kryteria oceniania pracowników powinny być im znane, ale często nie są, lub formułuje się je w sposób uniemożliwiający ich obiektywną weryfikację. Samym założeniem kontroli ma być w końcu dynamizowanie rozwoju osobistego pracowników, nie zaś stworzenie swoistego „straszaka”, który w opinii zatrudnionych służy jedynie redukcji tych, którzy nie dość dobrze wywiązują się ze swoich obowiązków.
To powiedziawszy, należy pamiętać o tym, aby wskaźniki i procedury zawarte w systemie kontroli były odpowiednio wdrożone, tj. znane i wykorzystywane przez ocenianych i oceniających. Zdarza się, że wdrożenie złożonego systemu kontroli kończy się na stworzeniu szeregu dokumentów, które nie mają żadnego praktycznego znaczenia dla codziennej działalności w firmie, a kontrola nadal przebiega wg utartego zwyczaju, który w opinii pracowników może być niczym innym jak „widzimisię” przełożonego.
U celu
Powyższe sprawy nie wyczerpują listy błędów i potknięć, jakie przytrafić się mogą menedżerowi. Aby móc ich uniknąć, w pracy menedżera ważna jest ciągła obserwacja i analiza otoczenia, wyciąganie wniosków z błędów, jakie popełniają inni i jakie popełniamy sami. Zaskakująco wielu pomyłek można by uniknąć, trzymając się tej prostej wskazówki. Jednocześnie z oczu nie można tracić najważniejszego elementu funkcjonowania przedsiębiorstwa, integralnego dla jego istnienia, a mianowicie - klientów. To w ich gestii leży ostateczna decyzja o być lub nie być przedsiębiorstwa.
Zobacz serwis: Manager