Właściwy sponsoring wprowadza do środowiska portfela projektów wizję, zobowiązanie, odpowiedzialność i wsparcie. Cechy dobrego sponsoringu to:
Wizja:
- Sponsorzy mają silną wizję ogólnej wagi strategicznej projektu, portfela bądź programu.
- Sponsorzy monitorują środowisko biznesowe i polityczne i w razie potrzeb pomagają w dostosowaniu projektów lub programów.
- Sponsorzy są na tyle dobrze wprowadzeni w hierarchię firmy, że znają hierarchię decyzyjną i potrafią doprowadzać do podejmowania decyzji i osiągania kompromisów między priorytetami strategicznymi.
Zobowiązanie:
- Sponsorzy całkowicie angażują się w proces zarządzania portfelem.
- Sponsorzy cechują się zarówno pasją, jak i obiektywizmem.
Odpowiedzialność
- Sponsorzy pociągają kierowników projektu, programu lub portfela do odpowiedzialności z tytułu realizacji celów, wypracowania rezultatów, przeprowadzenia analiz i przekazania zmian wszystkim dotkniętym nimi obszarom.
- Sponsorzy również dzielą odpowiedzialność kierowników projektów lub programów; jeżeli w danym projekcie lub programie występują trudności, to sponsor ponosi odpowiedzialność za ich naprawę na równi z kierownikiem projektu lub programu.
Przeczytaj także: Czym jest sponsoring?
Wsparcie
- Sponsorzy wspierają kierowników projektów lub programów w realizacji ich zadania.
- Sponsorzy zapewniają pomoc w zakresie definicji, powiązań i zasobów niezbędnych do skutecznego osiągnięcia celów projektu.
- Sponsorzy mają powiązania z wyższymi poziomami hierarchii przedsiębiorstwa, dzięki czemu mają wpływ na alokację środków, organizacyjne planowanie ryzyka i zarządzanie ryzykiem, a także mogą przekazać informację o wadze danego projektu lub programu w ramach przedsiębiorstwa.
Stworzenie sprawnie działającego środowiska sponsorów projektów wymaga aby obie strony – kierownicy projektów i sponsorzy – uwzględniali potrzeby drugiej strony w swoich działaniach.
Najczęstsze punkty na liście życzeń kierowników projektów wobec skutecznych sponsorów to:
- Przełożenie celów i wytycznych na zrozumiałe i wykonalne pojęcia.
- Wsparcie pozyskania i utrzymania niezbędnych środków.
- Pomoc w sterowaniu działaniami w ramach organizacji.
- Identyfikacja obszarów ryzyka i informowanie o nich.
- Podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym (lub po prostu podejmowanie decyzji).
- Dostępność.
- Pomoc w przeniesieniu potencjalnego problemu na wyższy poziom w hierarchii.
- Poparcie lub pomoc w przekonywaniu innych.
Polecamy serwis Firma
Najczęstsze punkty na liście życzeń sponsorów wobec kierowników projektów to:
- Przedstawianie jasnych danych, na podstawie których należy podjąć decyzję.
- Przekazywanie aktualnych informacji.
- Przedstawianie okresowych raportów o postępach.
- Przejęcie odpowiedzialności za codzienne zarządzanie.
- Wykazanie zrozumienia szerszego obrazu.
- Wykazanie elastyczności wobec zmian w środowisku.
- Wczesna identyfikacja potencjalnych problemów.
- Jasne przedstawienie prośby o odwołanie do wyższego poziomu hierarchii (informacja, co sponsor ma zrobić).
Fragment pochodzi z książki „Skuteczne wdrażanie strategii” M. Morgana, R.E. Levitta, W. Maleka (Wydawnictwa Profesjonalne PWN, 2010). Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.