Mało kto zdaje sobie sprawę z faktu, jak dużo czasu w ciągu dnia tracimy z powodu złej organizacji. Żyjemy w przekonaniu, że np. za koniecznością zostawania w pracy po godzinach stoi zbyt duża ilość zadań.
Na problem ten warto jednak spojrzeć z innej strony i poszukać rozwiązań, które sprawią, że choć zegar nie zwolni w żaden magiczny sposób, my zrobimy zdecydowanie więcej i będziemy mogli sobie pozwolić chociażby na dłuższy odpoczynek.
- Dobre zarządzanie sobą w czasie to w głównej mierze wdrożenie zestawu nawyków, które będą nas na co dzień wspierać. Pamiętajmy, że co najmniej 40% decyzji podejmujemy automatycznie, bez udziału świadomości – mówi Grzegorz Frątczak, specjalista zarządzania czasem.
Punktem wyjścia powinno zatem być krytyczne spojrzenie na własny sposób funkcjonowania. Z łatwością jesteśmy bowiem w stanie zdiagnozować momenty, w których od lat pielęgnowane przyzwyczajenia działają na naszą niekorzyść. A ich zmiana może przynieść wiele dobrego.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Dzień zaczynaj od planowania
Powszechnie znana prawda głosi, że jedna minuta poświęcona na planowanie to nawet dziesięć minut zaoszczędzonych w ciągu dnia.
- Dodatkowo, codziennie przychodzi nam zmierzyć się z dziesiątkami czy setkami pomniejszych czynności, w których łatwo się pogubić. Działając bez planu podświadomie wybieramy zadania prostsze, wymagające mniejszego wysiłku – a te niestety rzadko kiedy przynoszą nam największe korzyści – dodaje Grzegorz Frątczak.
Pierwszym nawykiem, który każdy z nas powinien wdrożyć, jest więc planowanie. Wybierzmy stały, najbardziej odpowiadający nam moment – chwilę po przyjściu do biura, czas poobiedniego odpoczynku czy np. kwadrans przed położeniem się spać i twórzmy listy zadań wraz z ich priorytetami.
Już taki prosty zabieg wystarczy, by podczas codziennej nawałnicy służbowych obowiązków pozostać efektywnym i zakończyć dzień z poczuciem realizacji wszystkich zamierzeń.
Zarządzanie czasem poprzez nawyki i narzędzia
Dokończ to, co zacząłeś
Niewiele osób zdaje sobie sprawę, jak niekorzystnie na naszą produktywność wpływa rozproszenie uwagi. Stałe przełączanie się pomiędzy różnymi zadaniami kosztuje nas mnóstwo czasu i energii.
- Co gorsze, na koniec dnia często się też okazuje, że co prawda wykonaliśmy dużo pracy i zaczęliśmy wiele czynności, ale tak naprawdę niczego nie doprowadziliśmy do końca. Z całą pewnością warto więc przyzwyczaić się do funkcjonowania w systemie, w którym kolejne działanie rozpoczynamy dopiero w momencie zakończenia poprzedniego – podpowiada ekspert zarządzania czasem.
Niektórych z naszych obowiązków nie da się rzecz jasna wykonać od razu. W takim wypadku pomocne okaże się dzielenie ich na mniejsze etapy (trwające nie dłużej, niż 60 minut), po których bez większych kosztów możemy zająć się czymś innym.
Dobrym przyzwyczajeniem, pozwalającym zaoszczędzić dużo czasu, będzie także grupowanie podobnych do siebie zadań. Jeśli musimy odbyć 20 rozmów telefonicznych oraz podpisać kilkanaście dokumentów, należy to zrobić blokowo – załatwić wszystkie sprawy nie odkładając telefonu, a następnie wziąć do ręki pióro i skupić się wyłącznie na podpisach.
Wyznacz swój cel i nie marnuj więcej czasu
Wszystko ma swoje miejsce
Kolejna kwestia, na którą powinniśmy zwrócić uwagę, zabrzmi może banalnie, lecz w praktyce okaże się nadzwyczaj pomocna. Chodzi o zwykłe… odkładanie przedmiotów na ich miejsce.
Jak pokazują liczne badania, na co dzień tracimy mnóstwo czasu na poszukiwania zagubionych kluczy, telefonu lub dokumentów. Niektórzy przekonują, że w ten sposób w skali całego roku marnujemy nawet do siedmiu dni!
- Odłożenie danej rzeczy na miejsce nie jest ani specjalnie trudne, ani czasochłonne. Dlaczego zatem tego nie robimy? Najczęściej winna jest nasza skłonność do pozornego upraszczania sobie życia, która w tym wypadku co prawda pozwoli nam zaoszczędzić kilka sekund, ale ostatecznie przyniesie więcej szkody, niż pożytku – zauważa przedstawiciel CEO Solutions.
Wielozadaniowość – mit czy umiejętna organizacja czasu?
Pracuj mądrze, nie ciężko
W umiejętnym projektowaniu swojego czasu istotne jest nastawienie. Warto uświadomić sobie, że czas i energia to aktywa, a to, w jaki sposób je zainwestujemy, zadecyduje o naszym ewentualnym sukcesie bądź porażce.
Już na etapie planowania swoich działań należy zatem krytycznie spojrzeć na stworzoną przez siebie listę i zastanowić się, czy aby na pewno wszystkie jej punkty powinniśmy sumiennie realizować. Może bardziej opłacalne będzie całkowite wykreślenie jakiejś czynności albo oddelegowanie jej komuś, kto zrobi to szybciej i lepiej?
Odzyskane w ten sposób minuty czy nawet godziny będziemy mogli poświęcić na naprawdę wartościowe zadania. Taki sposób funkcjonowania w dłuższej perspektywie może znacząco wpłynąć na poprawę efektywności naszej pracy, co z kolei przełoży się na dużą oszczędność czasu.