Koordynacja jest mechanizmem odpowiedzialnym za ujawnianie i rozwiązywanie konfliktów. Służy nie tylko ustaleniu hierarchii, zależności służbowych, formalnemu scaleniu organizacji, lecz także ułatwia komunikację, dyfuzję wiedzy i innowacji, a także ogranicza wszechobecny w firmach oportunizm.
Szerokie spektrum narzędzi koordynacji obejmuje:
• koordynację za pomocą hierarchii (struktury),
• koordynację przez formułowane jednorazowo cele, zadania i plany,
• koordynację z wykorzystaniem funkcjonujących w sposób ciągły reguł i procedur.
Przeczytaj także: Jak zarządzać samym sobą?
Ciekawą grupę narzędzi koordynacji stanowią te które zwiększają potencjał koordynacji. Dublują one często już istniejące mechanizmy, uzupełniają je, podnosząc w ten sposób pewność działania. Efekty takie uzyskamy dzięki:
• zapewnieniu bezpośredniego kontaktu pomiędzy osobami biorącymi udział w określonych procesach,
• wprowadzaniu osób lub instytucji pełniących role przekraczające granice działów (biorących udział w różnych projektach),
• wprowadzaniu osób lub instytucji pełniących role integrujące wtedy, gdy zadania przekraczają granice działów (kierujący projektami realizowanymi przez różne działy),
• wprowadzaniu sztabów.
Zamiast projektować i wdrażać różnorodne mechanizmy koordynowania, można przyjąć odmienne podejście. Należy po prostu obniżyć wymagania dotyczące poziomu wymaganej koordynacji.
Polecamy serwis Szkolenia
Można to zrobić:
• tworząc autonomiczne jednostki, delegując zadania, zwiększając zakresy odpowiedzialności,
• tworząc tzw. swobodne zasoby, do których mają dostęp uprawnione do tego osoby (działy),
• wprowadzając rozwiązania procesowe zamiast rozwiązań funkcjonalnych – zastępować współzależności sumujące, współzależnościami sekwencyjnymi,
• zmniejszając głębokość specjalizacji zawodowej.
Koordynacji służą także odpowiednie metody i techniki zarządzania. Dobre efekty może dać zarządzanie przez: zadania, cele, wyjątki, delegowanie czy partycypację. Także wszystkie procedury i techniki zarządzania procesami produkcyjnymi, logistycznymi, sprzedażowymi pełnią funkcje koordynacyjne.
Fragment pochodzi z książki „Zarządzanie. Kanony i trendy” Mieczysława Morawskiego, Jerzego Niemczyka, Kazimierza Perechudy, Ewy Stańczyk-Hugiet (Wydawnictwo C.H. Beck, 2010). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.