Zasady korzystania z ZFŚS określa pracodawca w regulaminie tworzonym przy udziale organizacji związkowych (w przypadku ich braku z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów). Podstawowa zasada w oparciu, o którą pracodawca rozdysponowuje środki zgromadzone na zfśś została wyrażona w art. 8 ustawy o zfśs, który stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Oznacza to, że pracodawca nie może wypłacać środków z funduszu w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników. Jednocześnie, środki te mogą wypłacane tylko w celu realizowanie przez pracodawcę działalności socjalnej, przez którą rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach
Środki wypłacane na podstawie zfśś nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, dlatego też często ich wypłata wiąże się z kontrolami ZUS. Kilkukrotnie ZUS kwestionował wypłaty dokonywane z zfśs na rzecz wszystkich pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy, tytułem tzw. bonusów świątecznych z racji zwiększonych wydatków w okresie świątecznym.
Sądy przyznają jednak w tym zakresie rację pracodawcom wskazując, że definicja działalności socjalnej daje pracodawcy możliwość wręczania ze środków funduszu, między innymi, bonusów finansowych z okazji Świąt Bożego Narodzenia czy Wielkanocy z tytułu zwiększonych wydatków w tym okresie. Warunkiem umożliwiającym ich przyznanie jest zapisanie takich form pomocy w regulaminie funduszu oraz określenie trybu ich przyznawania tj. czy przyznanie następuje np. na wniosek osoby uprawnionej, czy też z inicjatywy pracodawcy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 31 maja 2017 r., III AUa 836/16).
Zobacz: Prawo dla firm
Jednocześnie sądy zwracają uwagę, że przy wypłacaniu świadczeń z ZFŚS konieczne jest rozróżnienie ich wysokości na rzecz poszczególnych pracowników w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej konkretnego beneficjenta. Pobieranie od pracowników oświadczeń, w których dobrowolnie ujawniają oni wysokości dochodów przypadających na członka rodziny, jest wystarczające, aby w sposób obiektywny rozdzielić środki z funduszu pomiędzy załogę zakładu pracy. Za oczywiste należy przy tym uznać, że zwiększone wydatki w okresie świątecznym dotyczą wszystkich pracowników, zatem przyznanie bonusów finansowych każdemu zatrudnionemu, jest zgodne z art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 8 czerwca 2017 r., III AUa 627/16).