Kodeks pracy w art. 163 stanowi, że urlopy wypoczynkowe udzielane są zgodnie z planem urlopów, który tworzy pracodawca biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Plany urlopowe tworzone są najczęściej na końcu roku kalendarzowego poprzedzającego rok, na który są tworzone lub na początku roku kalendarzowego.
U większości pracodawców obowiązujące regulacje wewnątrzzakładowe nakładają na pracowników obowiązek złożenia wniosku urlopowego przed udaniem się na urlop i uzyskaniem zgody pracodawcy na jego rozpoczęcie. Rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego bez złożenia wniosku i uzyskania zgody pracodawcy dotychczas było traktowane w orzecznictwie sądowym jako naruszenie obowiązków pracowniczych i mogło stanowić podstawę do zwolnienia pracownika.
W wyroku z dnia 15 marca 2001 r. (I PKN 306/00) Sąd Najwyższy stwierdził, że samowolne wykorzystywanie bez zgody przełożonego urlopu wypoczynkowego stanowi oczywiste naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych przez pracownika. Zdaniem Sądu Najwyższego, wyrażonego w tym wyroku, pracownik, który złożył wniosek o udzielenie mu nieprzewidzianego w planie urlopów urlopu wypoczynkowego nie może bez wyraźnej akceptacji pracodawcy wykorzystać tego urlopu. Takie samowolne powstrzymanie się od wykonywania pracy może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Polecamy: E-wydanie Dziennika Gazety Prawnej
Swoje stanowisko dotyczące udania się na urlop wypoczynkowy bez zgody pracodawcy Sąd Najwyższy złagodził w wyroku z dnia 12 lipca 2017 r.
Sprawa dotyczyła pracownika, który pracował według ustalanego przez pracodawcę harmonogramu czasu pracy, w którym poza godzinami pracy pracownika były także wpisywane dni, w jakich pracownik chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego. U pracodawcy były tworzone plany urlopów. Ponadto zgodnie z zasadą obowiązującą u pracodawcy w zakresie udzielanych urlopów, pracownik przed rozpoczęciem urlopu zobowiązany był wypisać wniosek urlopowy, który musiał podpisać jego przełożony. Ostateczną decyzję o tym czy pracownik mógł rozpocząć urlop wypoczynkowy podejmował dyrektor. Wniosek urlopowy powinien być zatwierdzony przez kierownika i dyrektora.
Tymczasem w przedmiotowej sprawie zdarzyło się, że pracownik kilkukrotnie udał się na urlop wypoczynkowy w oparciu o plan urlopowy i grafik czasu pracy, w którym przełożony wpisywał dni, w które pracownik chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem. Pracodawca uznał, że pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, ponieważ rozpoczął urlop wypoczynkowy bez złożenia wniosku urlopowego i uzyskania zgody pracodawcy.
Zobacz: Prawo dla firm
Sąd Rejonowy przyznał rację pracodawcy. Pogląd ten podzielił także Sąd Okręgowy. Sprawa trafiła do Sądu Najwyższego, na skutek złożenia przez pracownika skargi kasacyjnej. Sąd Najwyższy przyznał rację pracownikowi i stwierdził, że nie można a priori przyjmować, że każdorazowo niezłożenie przez pracownika odrębnego wniosku urlopowego wypełnia przesłanki z art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Dalej Sąd Najwyższy wskazał, że jedynym źródłem informacji o terminie urlopu dla pracownik jest plan urlopów. Wniosek o udzielenie urlopu został złożony przez pracownika w harmonogramie czasu pracy, który był zatwierdzany przez pracodawcę. Wobec tego pracodawca przystał w opracowanym grafiku czasu pracy na obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika przez udzielenie mu dnia wolnego od pracy oraz urlopu wypoczynkowego, co wiązało się z przewidywaną wcześniej jego nieobecnością w tych dniach w pracy. Tym samym Sąd Najwyższy uznał, że pracownik, który rozpoczął urlop wypoczynkowy bez wniosku urlopowego nie dopuścił się ciężkiego naruszenia swoich obowiązków pracowniczych.