Krok po kroku przedstawiamy procedurę kontrolną wraz ze wzorami pism i formularzy, z którymi kontrolowany płatnik zetknie się w toku kontroli na kolejnych jej etapach. Wyjaśnimy, jakie są najważniejsze prawa i obowiązki płatnika w toku kontroli ZUS, co wolno inspektorowi kontroli prowadzącemu postępowania, a na jakie działania nie może sobie pozwolić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odpowiemy także na najczęstsze pytania naszych Czytelników, które pojawiają się w związku z procedurą kontrolną ZUS.
W niniejszej publikacji znajduje się także obszerny zasób wzorów pism, które płatnik może składać w sytuacji, gdy jego zdaniem kontrola przebiega nieprawidłowo, kontrolujący narusza prawa płatnika lub dokonuje nieprawidłowych ustaleń faktycznych. Pokażemy w nim również formularze ZUS, z którymi kontrolowany przedsiębiorca będzie miał do czynienia, gdy organ ten rozpocznie kontrolę w jego firmie. Każdy formularz opatrzony jest praktycznym, punktowym omówieniem wraz z precyzyjnie wskazaną podstawą prawną jego zastosowania.
Dzięki umiejętności poruszania się w gąszczu przepisów i procedur regulujących postępowanie kontrolne ZUS zwiększa się szansa płatnika na skuteczną ochronę interesów firmy i zminimalizowanie dotkliwych skutków finansowych w zakresie zaległości składkowych na rzecz ZUS.
1. Rodzaje, zakres przedmiotowy, ograniczenia czasu trwania kontroli przeprowadzanych przez ZUS
Jednym z ustawowych uprawnień ZUS jest uprawnienie tego organu do przeprowadzania okresowych i doraźnych kontroli płatników składek. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nakładają na płatników rozliczne obowiązki, zarazem jednak gwarantują im pewne prawa wobec organu kontroli – zwłaszcza w zakresie kontroli płatników prowadzących działalność gospodarczą.
Częstotliwość kontroli ZUS
Przepisy nie precyzują częstotliwości, z jaką powinny być przeprowadzane kontrole ZUS. Najważniejszym ich celem jest efektywne i skuteczne egzekwowanie należności z tytułu składek oraz nadzór nad prawidłowym ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości (§ 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek, dalej: rozporządzenie o kontroli ZUS). Praktyka pokazuje, że przedsiębiorca, u którego nie pojawiają się problemy w zakresie rozliczeń z ZUS (nie składa nadmiernej liczby korekt, nie są na niego zgłaszane skargi przez ubezpieczonych itd.), może spodziewać się rutynowej, okresowej kontroli ZUS mniej więcej raz na 4–5 lat. Trzeba jednak pamiętać, że w uzasadnionych przypadkach – np. uporczywego naruszania przepisów przez płatnika czy zgłaszania skarg przez osoby ubezpieczone – kontrola ZUS może być przeprowadzana z większą częstotliwością. Nasilenia kontroli mogą się spodziewać również ci płatnicy, u których wykryte zostaną błędy „systemowe”, tzn. powtarzające się konsekwentnie w określonych obszarach (np. nieprawidłowe stosowanie wyłączeń składkowych, błędy w ustalaniu podstawy wymiaru składek, błędne ustalanie podstawy wymiaru składek za zleceniobiorców itp.).
Kontrole płatników składek przeprowadza się z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń.
Wobec płatników składek, którzy prowadzą działalność gospodarczą jednoosobowo i odprowadzają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, ZUS zasadniczo nie wszczyna postępowania kontrolnego. Nad tą grupą przedsiębiorców nadzór ZUS jest sprawowany przez pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie konta płatnika. Wszelkie nieprawidłowości, jakie pojawiają się u płatników opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, są wyjaśniane na bieżąco, bez konieczności wszczynania kontroli. Prawidłowość rozliczeń osób opłacających składki wyłącznie za siebie jest również weryfikowana każdorazowo, np. przy wystawianiu zaświadczenia o niezaleganiu czy rozpatrywaniu wniosku o wypłatę świadczeń. Przepisy dają jednak możliwość przeprowadzenia kontroli również u takiego płatnika składek – ale tylko w uzasadnionych przypadkach (§ 2 rozporządzenia o kontroli ZUS).
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Kontrola ZUS – prawa i obowiązki przedsiębiorcy oraz wzory pism z komentarzem
W artykule m.in.:
- Rodzaje kontroli ZUS
- Czas trwania Kontroli
- Wszczęcie postępowania kontrolnego przez ZUS
- Przebieg czynności kontrolnych
- Zastrzeżenia do protokołu Kontroli
- Wzory dokumentów z komentarzem