1. Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych
Uwzględniamy tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę: na czas nieokreślony i określony, w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy. Nie bierzemy w niej pod uwagę zatrudnionych w ramach pracy nakładczej i umów agencyjnych – tych ostatnich nawet, jeśli wykonują pracę nieprzerwanie przez 30 dni.
Metody jakie możemy stosować do obliczenia przeciętnej miesięcznej liczby zatrudnionych w zależności od nasilenia rotacji kadr w naszej firmie dzielimy na:
• średnią arytmetyczną – dodajemy liczby zatrudnionych osób w przeliczeniu na pełne etaty z każdego dnia miesiąca, a następnie dzielimy przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca,
• uproszczoną – sumujemy stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz dzielimy przez 2,
• średnią chronologiczną – sumujemy 2 stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, dzielimy przez 2, a następnie do wyniku dodajemy pełny stanu zatrudnienia z 15. dnia miesiąca i ponownie podzieleniu przez 2.
Gdy w firmie nie ma dużych wahań stanu osobowego, przyjmujemy sumę zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty z początku i końca danego miesiąca i dzielimy przez 2. Jednak pracodawca planujący większe wahania kadr może wziąć pod uwagę stan zatrudnienia z większej liczby dni miesiąca i wynik podzielić przez liczbę tych dni.
Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodajemy przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Ten sposób stosuje również zakład działający krócej niż rok kalendarzowy albo naliczający odpis na ZFŚS za niepełny rok kalendarzowy.
2. Podstawa obliczania odpisu
Podstawą do wyliczenia maksymalnej wysokości odpisów na ZFŚS jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonego składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe. Wskaźnik ten przyjmujemy w wysokości średniego wynagrodzenia z całego poprzedniego roku lub z drugiej połowy tego roku – w zależności od tego, która z tych kwot okazała się większa. Kwoty te podaje prezes GUS w obwieszczeniu.
3. Wysokości odpisów na poszczególnych pracowników
Aby obliczyć wartość odpisu w przeliczeniu na 1 osobę, należy wskaźnik pomnożyć przez wartość procentową właściwą dla poszczególnych grup pracowników.
4. Liczymy wysokości odpisów na ZFŚS
Znając wartość odpisu na poszczególne kategorie pracowników oraz średnioroczną planowaną liczbę pracowników poszczególnych kategorii, należy pomnożyć obie te wartości.
I. Rata
Co najmniej 75% ogólnego odpisu pracodawca powinien przekazać na konto ZFŚS do 31.05.2011r.
II. Rata
Pozostałe 25% ogólnego odpisu powinna zostać wpłacona do 30.10.2011r.
Na koniec roku pracodawca musi jeszcze dokonać korekty odpisu – gdyby okazało się, że średnioroczna liczba pracowników okazała się ostatecznie wyższa lub niższa niż ta, którą zaplanował w kwietniu. Wówczas powinien odpowiednio zwiększyć lub zmniejszyć środki funduszu.
Polecamy: Jak zmieniły się składki ZUS w 2011r.? - krok po kroku
5. Wpłata na rachunek funduszu
Środki ZFŚS trzeba gromadzić na osobnym rachunku bankowym. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń, naliczonych na dany rok kalendarzowy, pracodawca może wpłacać na rachunek jednorazowo lub właśnie w dwóch ratach. Pod koniec roku obowiązkiem pracodawcy jest skorygowanie kwoty odpisu na podstawie zatrudnienia rzeczywistego.
Po dokonaniu korekty możliwe są dwie sytuacje – niedobór lub nadwyżka. W przypadku niedoboru obowiązkiem pracodawcy jest jego uzupełnienie. Natomiast nadwyżka pozostaje na koncie funduszu.
Polecamy: serwis Biuro rachunkowe