Doprecyzowanie obowiązków instytucji obowiązanych związanych z identyfikacją
Na uznanie zasługują proponowane zmiany zmierzające do doprecyzowania zakresu obowiązków instytucji obowiązanych związanych ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego oraz zakresu danych, które instytucje te mają obowiązek uzyskać w związku z podejmowanymi stosunkami gospodarczymi lub transakcjami okazjonalnymi.
Projekt ustawy wskazuje czynniki, które instytucje obowiązane powinny uwzględnić przy ocenie ryzyka, a także określa sytuacje, które uprawniają do stosowania uproszczonych środków bezpieczeństwa lub zobowiązują do stosowania wzmożonych. Za mankament należy jednak uznać, że projekt nie wprowadza klasyfikacji środków bezpieczeństwa lub katalogu środków uproszczonych/wzmożonych. Ocenę pozostawiono instytucjom obowiązanym, które również zostały zobligowane do prowadzenia rejestru zastosowanych środków oraz wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji. Jednocześnie na żądanie uprawnionych organów (Generalnego Inspektora Informacji Finansowej) podmioty będą miały obowiązek dowiedzenia, że zastosowane środki bezpieczeństwa były adekwatne do ryzyka.
Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz
Istotnym novum w procedowanym projekcie jest dookreślenie sposobu obowiązku identyfikacji klienta, przedstawiciela klienta i beneficjenta rzeczywistego wraz ze wskazaniem dokumentów, na podstawie których identyfikacji winna być przeprowadzana. Co ważne, projekt zakłada obowiązek ustalenia beneficjenta rzeczywistego klienta, a nie tylko dochowania należytej staranności przy próbie ustalenia tożsamości.
Klient będący osobą fizyczną będzie musiał zostać zidentyfikowany, co do imienia, nazwiska, obywatelstwa, numeru PESEL lub daty urodzenia, numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość i fakultatywnie adresu zamieszkania. Dla pozostałych klientów instytucje obowiązane będą musiały ustalić nazwę (firmy), formę organizacyjną, adres siedziby lub prowadzenia działalności, numer identyfikacji podatkowej, dane osoby reprezentującej tę osobę. Instytucje obowiązane w odniesieniu do beneficjenta rzeczywistego i osoby reprezentującej klienta będą musiały ustalić imię, nazwisko, obywatelstwo, numer PESEL lub datę urodzenia, a także numer dokumentu tożsamości (tylko osoby reprezentującej). Weryfikacja będzie przeprowadzona na podstawie dokumentu tożsamości, wyciągu z rejestru lub innych dokumentów i informacji, które jednak będą musiały pochodzić z wiarygodnego i niezależnego źródła.
Rejestr beneficjentów rzeczywistych
Ustawa wprowadza nową instytucję – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Rejestr będzie obejmował beneficjentów spółek jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnych - z wyjątkiem publicznych, fundacji i stowarzyszeń. Dane zawarte w rejestrze będą jawne i ogólnodostępne nieodpłatnie.
Warto zwrócić uwagę, że projekt w obecnym kształcie nie przewiduje możliwości zgłoszenia danych do rejestru przez pełnomocnika. W odniesieniu do wszystkich podmiotów zobowiązanych do zgłoszenia uprawnioną osobą będzie jedynie „uprawniony do reprezentacji, członek zarządu podmiotu” (interpunkcja oryginalna). Otwarte jest pytanie, kto będzie uprawniony do wypełnienia tego obowiązku w przypadku spółek osobowych nieposiadających zarządu. Co również istotne, jedyną formą zgłoszenia będzie złożenie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tym samym ustawa, niejako bocznymi drzwiami, wprowadza obowiązek posiadania podpisu kwalifikowanego dla członków zarządu (przynajmniej 1 osoba na spółkę handlową z wyłączeniem spółki partnerskiej i publicznej). Ustawa przewiduje wyjątkowo krótkie terminy na dopełnienie obowiązku zgłaszania danych do rejestru – 7 dni dla nowych podmiotów, 2 dni dla rejestracji zmian.
Opracowanie zostało wykonane na podstawie projektu ustawy z dnia 4 maja 2017 r. dostępnego na stronie Rządowego Centrum Legislacji pod adresem: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12298001
Autor: Krzysztof Witaszewski, Legal Associate w firmie Accace
Źródło: Accace