Mimo wielu zmian, jakie zachodzą w naszych środowiskach pracy, większość dyrektorów i menedżerów wyższego szczebla nadal ma problemy z delegowaniem działań. W konsekwencji zajmują się oni rzeczami, które spokojnie mogliby zlecić komuś innemu.
- Przyczyn takiego stanu rzeczy może być wiele: brak zaufania do podwładnych, przekonanie o roli własnej wiedzy i doświadczenia czy chociażby nieumiejętność jasnego przekazania wymagań i określenia celu – mówi Grzegorz Frątczak, ekspert zarządzania czasem.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Bariery, które tworzymy sami
Próbując dokonać zmian w tej materii punktem wyjścia będzie więc określenie, co stoi u podstaw naszej niechęci do przekazywania zadań innym. W ten sposób szybko określimy źródło kłopotu i będziemy w stanie wybrać odpowiednie narzędzia i techniki skutecznego delegowania.
- Co więcej, w niektórych przypadkach już samo uświadomienie sobie przyczyn problemu może sprawić, że nagle wszystkie bariery opadną i z przyjemnością zrobimy coś, co jeszcze tydzień temu wydawało nam się niewyobrażalne – dodaje Frątczak.
Paradoksalnie, największą przeszkodą w tym wypadku będzie… nasz rozum. Szukając odpowiedzi na pytanie: „Dlaczego nie deleguję zadań?” będziemy bowiem w stanie znaleźć setki nad wyraz racjonalnych powodów, które w rzeczywistości chcielibyśmy usłyszeć.
Kontrahent czy oszust – kto szuka informacji o Twojej firmie
Pozbywamy się wymówek
Co zatem zrobić, by ominąć całą stertę generowanych przez nas samych usprawiedliwień i uzyskać odpowiedź jak najbliższą prawdzie?
- W takiej sytuacji warto zdać się na kogoś obok nas, kto pomoże nam oddzielić argumenty racjonalizatorskie od tych rzeczywistych. Tym kimś może być nasz partner życiowy, członek rodziny czy przyjaciel – pod warunkiem jednak, że osoba ta będzie potrafiła być z nami całkowicie szczera – wyjaśnia ekspert z CEO Solutions.
Czasami, z uwagi na zbyt bliskie więzi czy niechęć do łączenia życia zawodowego z prywatnym, lepszym pomysłem może okazać się skorzystanie z pomocy profesjonalistów – wyspecjalizowanych w swojej dziedzinie coach’ów i trenerów.
Znalezienie inwestora dla start-upu
Zaczynamy delegowanie
Gdy uda nam się określić rzeczywiste przyczyny naszej niechęci do zlecania działań, prawdopodobnie dojdziemy do wniosku, że już nic nie stoi na przeszkodzie, byśmy część naszych zadań przekazali innym.
Zanim się jednak za to zabierzemy, warto przyswoić sobie kilka podstawowych zasad delegowania.
- Po pierwsze, powinniśmy jasno określić, czego tak naprawdę od kogoś oczekujemy. Należy się przy tym skupić na celu, a nie na metodach (o ile rzecz jasna nie są one najistotniejszą częścią procesu). Co istotne, nie należy robić tego „na szybko”, gdyż im więcej czasu poświęcimy na wyjaśnienie naszych wymagań, tym lepszych rezultatów możemy oczekiwać – podpowiada Grzegorz Frątczak.
Z tym punktem nierozłącznie wiąże się kolejny, czyli przygotowanie na rzeczy nieprzewidziane. Rzadko bowiem zdarza się tak, że cała sytuacja przebiega zgodnie z założeniami, nigdy nie należy więc sztywno trzymać się pierwotnego planu.
Po trzecie, na początku powinniśmy częściej przeglądać efekty pracy podwładnego i na bieżąco przekazywać wszelkie uwagi. Nie wpadnijmy przy tym jednak w sidła mikrozarządzania! Podstawę stanowi zaufanie i przekonanie, że wybraliśmy słuszną osobę.
- Ostatnim elementem, o którym należy pamiętać, jest ustalenie zasad komunikacji w razie pojawienia się jakichś niespodziewanych problemów. W ten sposób w sytuacji nagłej zostaniemy o wszystkim w odpowiedni sposób poinformowani – dodaje na koniec specjalista zarządzania czasem i trener w dziedzinie zmiany złych nawyków.