Obroty zwiększa się szukając nowych klientów lub zdobywając nowe rynki. Kierownictwo firmy zastanawia się nad prowadzoną polityką cenową, stosuje akcje promocyjne, wyprzedaże, podnosi lub obniża ceny w zależności od posiadanych informacji i własnej oceny aktualnej sytuacji. Wreszcie inwestuje w marketing i reklamę oraz podnosi kwalifikacje handlowców, licząc na to, że przez to staną się w swojej pracy bardziej efektywni. Koszty natomiast staramy się zmniejszyć analizując je dokładnie, decydując osobiście o wydatkach czy o wyborze dostawcy usług albo towarów. Ogólnie mówiąc, poświęca się i kosztom i przychodom stosunkowo dużo uwagi i nawet, jeśli nasze kwalifikacje nie są dostatecznie wysokie by zarządzać nimi w sposób optymalny, nie sposób chyba wskazać firmy gdzie tematy te nie są traktowane z powagą, na jaką rzeczywiście zasługują.
Niestety, nie można tego powiedzieć o zarządzaniu gospodarką magazynową. Fakt, nie znam przypadku deprecjonowania wagi zapasów w funkcjonowaniu firmy, ale znam nieomal wyłącznie przypadki, gdzie kierownictwo firmy nie wie zbyt wiele o takim agregacie problemów gospodarowania zapasami jak: top lista; kwota wypracowanej marży czy stany zerowe, żeby pozostać tylko przy istotnych problemach firm handlowych.
Tymczasem, poziom zapasów może wpływać i najczęściej wpływa na wynik finansowy firmy w sposób całkowicie bezpośredni. To znaczy, że zbyt mały zapas magazynowy, przekłada się na obroty firmy, zmniejszając je, bo nie można sprzedać tego, czego oczekują klienci. Z kolei zapas nadmierny, podwyższa koszty funkcjonowania, co ma negatywny wpływ na wynik finansowy, kto wie czy nie jeszcze bardziej niepożądany, ponieważ nie tylko są przez to wyższe koszty, ale też spowolniony obrót gotówkowy, bo gotówka zamieniona w „stan magazynowy” leży, bezproduktywnie, na magazynowych półkach czy placach składowych.
Polecamy: Firma w kryzysie: Próg rentowności – praktyczne zastosowania
Ogólny wzór na wynik finansowy firmy można wyrazić następująco:
WF = S * m – K
gdzie:
WF – wynik finansowy;
S – sprzedaż;
m – wypracowana marża;
K- poniesione koszty.
Polecamy: Analiza wykorzystania aktywów, czyli jak pracują pieniądze w firmie
Równanie to, bardzo sugestywnie obrazuje zależność między stanem magazynowym a wynikiem finansowym firmy, dzięki czemu nie powinno to budzić już niczyjej wątpliwości. Zbyt niski poziom zapasów, niekorzystnie wpływa na sprzedaż (S), zmniejszając wynik finansowy (WF). Poziom zbyt wysoki, zwiększa koszty, w tym przypadku koszty zapasów (KZ), co wywiera również negatywny wpływ na wynik.
KZ = Kz + Km
Km = Kf + Ks + Kst
gdzie:
KZ - koszty zapasów;
Kz - koszty zakupu, tj. koszty związane bezpośrednio, lub pośrednio z czynnościami poprzedzającymi przyjęcie towaru do magazynu np. transportu, ubezpieczenia, utrzymania służb handlowych, w tym pensje, telefony, delegacje, wyposażenie itd.
Km - koszty magazynowania, w tym:
Kf - koszty finansowania zapasów – zamrożone fundusze własne i odsetki od kredytów i pożyczek;
Ks - koszty składowania zapasów, a więc opłaty za powierzchnię magazynową, wynagrodzenia, energia, amortyzacja
Kst - koszty starzenia się zapasu, ubytki, obniżki ceny na towary posezonowe i uszkodzone.
Wykazanie roli poziomu zapasów w kształtowaniu wyniku finansowego firmy, pozwala spojrzeć na gospodarkę magazynową i politykę zakupów bardziej krytycznie, co w czasach ocenianych jako wymagające szczególnej dbałości o wysoką efektywność, może być wyłącznie przyczyną korzyści w funkcjonowaniu każdej firmy, gdzie do tej pory, aspektu tego nie podnoszono w sposób wyżej prezentowany.