1. Błędnie wypełniany nr zgłoszenia
W polu nr 1 "Okres sprawozdawczy" istnieje podział na cztery podpola:
a) Miesiąc - w podpolu tym wpisujemy dwucyfrowe oznaczenie miesiąca, np. styczeń - 01, marzec - 03, listopad - 11.
b) Rok - w podpolu tym wpisujemy dwucyfrowe oznaczenia roku sprawozdawczego, np. rok 2005 oznaczamy 05, 2006 - 06.
c) Nr zgłoszenia w okresie sprawozdawczym, w podpolu tym wpisujemy kolejny nr w danym miesiącu sprawozdawczym. Jeżeli złożona zostanie tylko 1 deklaracja za cały miesiąc, należy wpisać tam 1. Jeżeli jednak będą składane deklaracje częściowe w trakcie jednego miesiąca sprawozdawczego, to zgłoszenia te odpowiednio będą numerowane: 1, 2, 3.
d) Nr wersji zgłoszenia - w podpolu tym wpisujemy nr kolejnych wersji zgłoszenia w danym okresie sprawozdawczym np.: 1, 2, 3.
Podpole "Nr zgłoszenia w okresie sprawozdawczym" ściśle łączy się z podpolem "Nr wersji zgłoszenia". Jeżeli za dany okres sprawozdawczy zostanie dokonane jedno zgłoszenie INTRASTAT, wówczas nr zgłoszenia oznaczony zostanie jako 1 i nr wersji zgłoszenia jako 1.
Jeżeli za dany okres sprawozdawczy dokonane zostaną 3 częściowe zgłoszenia INTRASTAT, to odpowiednio ich numeracja będzie wyglądała:
- pierwsze zgłoszenie częściowe - nr zgłoszenia 1 wersja 1,
- drugie zgłoszenie częściowe - nr zgłoszenia 2 wersja 1,
- trzecie zgłoszenie częściowe - nr zgłoszenia 3 wersja 1.
Zobacz: Firma w kryzysie – restrukturyzacja zobowiązań
Nr wersji zgłoszenia zmieni się tylko wówczas, gdy nastąpi zamiana zgłoszenia INTRASTAT lub dokonana zostanie korekta, np.: do zgłoszenia częściowego INTRASTAT o nr zgłoszenia 2 wersja 1 została złożona korekta. Wówczas zgłoszenie korygujące będzie miało nr 2 (odwołanie się do nr pierwotnego zgłoszenia, którego korekta dotyczy) a nr wersji tego zgłoszenia będzie 2 (w pierwotnym zgłoszeniu 1).
Jeżeli okaże się, że do tego samego zgłoszenia należy złożyć drugą korektę, wówczas nr zgłoszenia korygującego będzie następujący: nr zgłoszenia 2 (odwołanie się do nr pierwotnego zgłoszenia, którego korekta dotyczy) a nr wersji 3.
Z powyższego przykładu wynika, iż złożenie korekty wiąże się wyłącznie ze zmianą nr wersji zgłoszenia (1 - nr wersji pierwotnej, 2 - nr wersji pierwszej korekty, 3 - nr wersji drugiej korekty dotyczącej).
2. Brak daty i podpisu w polu nr 21 " Wypełniający" na deklaracjach papierowych
Pole to składa się z 5 podpól: "Imię i nazwisko wypełniającego", "Telefon", "Fax", "E-mail", "Miejscowość, data, podpis". Aby zgłoszenie pisemne INTRASTAT było formalnie poprawne, należy wypełnić wszystkie podpola w polu nr 21. Obowiązek wypełniania tego pola wynika z przepisu zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2004r. w sprawie zgłoszeń INTRASTAT (Dz. U. Nr 89, poz. 846).
3. Brak danych w polu nr 18 "Ilość w uzupełniającej jednostce miary"
Należy podać ilość towaru w liczbach całkowitych, wyrażoną w jednostce miary wskazanej dla danej pozycji towarowej w obowiązującej wersji Scalonej Nomenklatury (CN), jeżeli dla danego kodu towarowego przewiduje ona dodatkową jednostkę miary (w przeciwnym razie pola tego nie należy wypełniać).
4. Błędny kod CN w polu nr 14 "Kod towaru"
W polu nr 14 powinien być wpisywany kod 8-znakowy CN zgodnie rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 1719/2005 z dnia 27 października 2005 r. zmieniającym załącznik Nr I do rozporządzenia Rady (EWG) nr 2658/87 w sprawie nomenklatury taryfowej i statystycznej oraz w sprawie Wspólnej Taryfy Celnej (Dz. Urz. WE L 286 z 28.10.2005).
Często w polu tym wpisywany jest błędnie kod powstały z kombinacji kodu PCN lub kod nieistniejący w Nomenklaturze Scalonej.
5. W polu nr 10, opis towaru niezgodny z kodem CN
Opis towaru w tym polu powinien zawierać zwyczajową nazwę towaru, którego kod CN wpisany jest w polu nr 14.
6. Warunki dostawy niezgodne z rodzajem transportu, pola nr 12 i nr 15
Popełniane są błędy typu: warunki dostawy kod FOB (franco statek) a rodzaj transportu 2 (transport kolejowy). Należy zwrócić uwagę na to, czy warunki dostawy nie wykluczają rodzaju transportu.
Zobacz: Kalkulacja kosztów działań jako metoda zarządzania kosztami firmy - porada
7. Błędnie wypełniane zgłoszenia zerowe
Zgodnie z częścią I ust. 12 Instrukcji wypełniania formularza - Deklaracja INTRASTATA oraz dokonywania zgłoszeń INTRASTAT, w przypadku dokonywania zgłoszenia zerowego w deklaracji INTRASTAT należy wypełnić tylko:
• pola identyfikacji podmiotu i ewentualnie jego przedstawiciela, tj. pola nr: 1,2,3,4 oraz nr 5 (w przypadku dokonywania zgłoszenia INTRASTAT przez przedstawiciela),
• pola nr 6 i 8 oraz w przypadku osób, których wartość przywozów lub wywozów przekroczyła próg szczegółowy - pole nr 8. We wszystkich tych polach należy wpisać cyfrę "0" (zero),
• pole nr 21.
Pozostałe pola należy pozostawić niewypełnione.
Źródło: Ministerstwo Finansów