Przepisy dotyczące kontroli firm
Obecnie zasady przeprowadzania kontroli w firmach (konkretnie kontroli przedsiębiorców) są uregulowane w dużym zakresie w ustawie z 6.3.2018 r. – Prawo przedsiębiorców (dalej: pr. przed.). Przepisy tej ustawy określają w szczególności, w jakich miejscach mogą być przeprowadzane czynności kontrolne.
Zgodnie z art. 51 pr. przed. kontrolę co do zasady przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.
Od tej podstawowej regulacji ustawa przewiduje wyjątki. Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę przeprowadza się w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Oprócz tego za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Ważne jest, że dokumenty oraz informacje zebrane w toku czynności wykonywanych przez organ kontroli z naruszeniem przepisów ustalających wskazane szczególne regulacje nie stanowią dowodu w postępowaniu kontrolnym.
Polecamy: Nowa matryca stawek VAT
Nowe przepisy
Wśród przepisów Tarczy Antykryzysowej 4.0 znalazł się art. 64, który do art. 51 pr. przed. dodaje ust. 3a:
Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188, z 2019 r. poz. 1051, 1495 i 2005 oraz z 2020 r. poz. 695) lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.
Wprowadzenie takiego przepisu pozwoli organom kontrolnym prowadzenie kontroli zdalnej (pocztowej lub elektronicznej), co będzie dla nich ułatwieniem w obecnej sytuacji związanej ze stanem epidemii. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że przeprowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w formie zdalnej wymaga zgody przedsiębiorcy. Brak zgody uniemożliwia prowadzenie kontroli w trybie zdalnym. Kolejnym ograniczeniem dotyczącym kontroli zdalnej jest ocena przez organ kontroli, czy nastąpiła jedna z przesłanek jej przeprowadzenia. Mianowicie kontrola zdalna może zostać przeprowadzona:
- jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub
- przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej
Z uzasadnienia projektu ustawy wynika, że „przepis daje możliwość dokonywania kontroli zdalnej w sytuacji, kiedy może to usprawnić przeprowadzenie kontroli lub z powodu charakteru prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej nie jest konieczne osobiste stawiennictwo kontrolerów w siedzibie przedsiębiorcy, a kontroli można dokonać przez analizę nadesłanej dokumentacji. Przykładowo kontrola zdalna może być przeprowadzona w zakresie zatrudnienia w oparciu o akta pracownicze."
Trzeba zwrócić uwagę, że dokumenty oraz informacje zebrane w toku czynności wykonywanych przez organ kontroli z naruszeniem ww. przepisu nie będą stanowiły dowodu w postępowaniu kontrolnym.
Komentarz
Zmiana przepisów dotyczących zasad prowadzenia kontroli w firmach powinna podlegać pozytywnej ocenie. Warto zwrócić uwagę, że już w uzasadnieniu ustawy wskazywano, że nowelizacja przepisów ma na celu „uelastycznienie sposobu dokonywania kontroli u przedsiębiorców. Wychodzą naprzeciw postulatom środowisk przedsiębiorców, który podkreślali, że nierzadko kontrole powodują nadmierne uciążliwości w funkcjonowaniu kontrolowanego przedsiębiorstwa”.
Trzeba jednak pamiętać, że ustawa jeszcze nie obowiązuje (na razie została przekazana przez Sejm do Senatu).
dr Radek Rafał Wasilewski – radca prawny (Kancelaria Radcy Prawnego dr Radek Rafał Wasilewski) oraz adiunkt w Instytucie Nauk Prawnych Uniwersytetu Szczecińskiego