Komunikacja z klientem może mieć formę niespersonalizowanego mailingu do dużej grupy odbiorców jak również mailingu do wybranego grona adresatów. Zauważ, iż firma udzielając odpowiedzi na zapytania klienta przeprowadza działania typowo sprzedażowe. Związane jest to z posiadaniem określonych umiejętności prowadzenia korespondencji.
Pamiętaj, że naczelną zasadą jest bezwarunkowa odpowiedź na każdy otrzymany mail z zapytaniem.
W ten sposób nawet jeśli nie dojdzie do transakcji jest duża szansa na odnowienie kontaktów w przyszłości. Kolejną zasadą którą należy przestrzegać jest jak najszybsza odpowiedź na zapytanie, gdyż jeśli to nastąpi później niż w ciągu 24h to szanse na nawiązanie kontaktu spadają o połowę.
Szybka i precyzyjna odpowiedź
Najczęstszym błędem popełnianym przy formowaniu odpowiedzi na otrzymaną korespondencje jest powierzchowne potraktowanie pytania klienta lub niedokładne czytanie zapytania. Koniecznie pamiętaj :aby odbiorca uznał informację za pełną należy udzielić precyzyjnej odpowiedzi na zadane pytanie i ewentualnie uzupełnić odpowiedź o dodatkowe informacje mające jednak związek z zadanym pytaniem.
Przeczytaj również: Mail od klienta nie dotarł
Uważaj aby nie przesyłać z własnej inicjatywy załączników do wysyłanej odpowiedzi, jeśli klient wyraźnie nie poprosi o przesłanie cennika, folderu czy innej specyfikacji. Należy bezwzględnie przestrzegać tej zasady, gdyż zamieszczanie załączników może spowodować obciążenie skrzynki pocztowej adresata i problemy z odbieraniem poczty.
Kłopotliwe załączniki
Niektóre ustawienia firewalla blokują przesyłanie załączników lub zdarza się nawet, że kasują całą pocztę w przypadku wysłania odpowiedzi z innego adresu niż ten pod który wpłynęło zapytanie. Standardowe programy pocztowe mogą blokować otwarcie załączników. Jeśli masz pewność co do nadawcy załącznika a zainstalowany program antywirusowy sprawdził załącznik pod kątem szkodliwego oprogramowania możesz załącznik bezpiecznie odblokować.
Aby móc odblokować dostęp do załączników w programach Outlook Express lub Windows Mail musisz wykonać następujące czynności:
- w oknie programu kliknij na Narzędzia i Opcje;
- następnie kliknij na Zabezpieczenia;
- myszą należy usunąć zaznaczenie z poniższej opcji i kliknąć OK.: „Nie zezwalaj na zapisywanie lub otwieranie załączników, które mogą potencjalnie zawierać wirusy”;
- klikając na czerwony krzyżyk w prawym górnym rogu zamknij program pocztowy.
Uruchom ponownie program, który teraz powinien zezwolić na dostęp do wcześniej zablokowanych załączników.
Przesyłanie plików
Zasady przesyłania plików w przypadku gdy konieczne jest przesłanie załącznika:
- załącznik powinien mieć jak najmniejszy rozmiar;
- przy przesyłaniu dużych plików należy podać ich rozmiar i zapytać się adresata wiadomości o zgodę na ich przesłanie;
- bezpieczniej jest przesłać linki do samodzielnego ściągnięcia pliku lub do stron zawierających potrzebne informacje;
- pamiętaj, iż przesłanie pliku nie zwalnia od odpowiedzi w treści maila na zadane pytanie;
- jeśli istnieje taka możliwość, to w pliku dokonaj oznaczeń ułatwiających znalezienie odpowiedzi na zadane pytania.
Istotne jest również aby układ teksu maila był łatwy do zapoznania przez adresata i przejrzysty. Nie może oczywiście zawierać błędów stylistycznych i ortograficznych, jak także nie powinien mieć ciągu wyrazów bez akapitów.
Polecamy: Ortografia w mailach