Już samo poprawne sporządzenie wniosku o dofinansowanie projektu z UE oraz niezbędnych załączników stanowi dla większości przedsiębiorców nie lada wyczyn. Przeczytanie dokumentacji konkursowej, oszacowanie wartości projektu i sprecyzowanie terminów jego realizacji, a wreszcie wypełnienie wniosku o dofinansowanie kosztuje sporo czasu i… nerwów. A i tak urzędnicy znajdują w nadesłanej dokumentacji jakieś uchybienia formalne, które wymagają poprawy. Jednak kiedy wniosek spełni już wszystkie wymagania konkursowe, uzyska odpowiednią liczbę punktów i zostanie podpisana umowa o dofinansowanie projektu ze środków UE, trzeba uzbroić się w kolejną porcję cierpliwości.
Polecamy: Dotacje unijne 2012 - poradnik przedsiębiorcy
Rozliczanie pozyskanych na projekt środków unijnych jest proste i przyjemne, jeżeli wszystkie etapy jego realizacji idą zgodnie z zapisami zawartymi we wniosku, umowie oraz harmonogramie rzeczowo-finansowym. Ale jak wszystko może przebiegać zgodnie z dokumentacją, jeżeli od złożenia wniosku do podpisania umowy mija najczęściej kilka, kilkanaście miesięcy, a inwestycja została zaplanowana jeszcze później, w tym czasie zmieniły się ceny, warunki, w których realizowany będzie projekt i przede wszystkim – sytuacja gospodarcza? Choć rzeczywistość często odbiega od planu zawartego we wniosku, to każdą wydaną złotówkę trzeba prawidłowo rozliczyć.
Co to znaczy: rozliczyć projekt?
Najprościej ujmując, rozliczanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych, to proces sprawozdawczości i udokumentowania wykonanych zadań, poniesionych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych oraz proces realizacji wskaźników produktu i rezultatu w odniesieniu do zapisów zawartych we wniosku i umowie o dofinansowanie.
Rozliczanie projektu wiąże się z przedstawianiem wniosków o płatność (o tym w kolejnych częściach artykułu) wraz z wymaganymi załącznikami. Najważniejszymi są: umowy z dostawcami środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, różnorodnych usług, wystawione za nie faktury oraz potwierdzenia przelewów, które poświadczają zapłatę za otrzymane produkty czy usługi. Jeśli w ramach projektu dofinansowane były wynagrodzenia pracowników, to konieczne jest także dostarczenie listy płac oraz potwierdzenia przelewów obowiązkowych składek do ZUS-u czy US.
Polecamy: Dotacje dla wiejskich mikroprzedsiębiorców
Podstawowymi elementami systemu rozliczania dotacji są przede wszystkim: zapisy umowy o dofinansowanie, kwalifikowalność wydatków (każdy program operacyjny ma własny system zasad kwalifikowalności wydatków), wnioski o płatność, wnioski o zaliczkę, monitoring realizacji inwestycji, informacja i promocja projektu, archiwizacja dokumentacji projektowej. Równie ważne są odrębne konta analityczne w systemie finansowo-księgowym (dla projektu realizowanego przy współudziale środków Unii Europejskiej konieczne jest prowadzenie odrębnej księgowości) i wyodrębnione do projektu konto bankowe – najczęściej są to dwa konta: konto to obsługi płatności zaliczkowych oraz konto do płatności refundacyjnych.
Adriana Zalewska, analityk
DC Consultant Centrum Analiz i Ekspertyz Ekonomicznych Sp. z o. o.