Ogólne zasady dokumentowania wydatków w ramach funduszy europejskich dostępnych w perspektywie finansowej 2007-2013 zawierają „Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013”.
Dokument można pobrać ze strony Ministerstwa Rozwoju Regionalnego http://www.mrr.gov.pl , z zakładki „Fundusze europejskie”, a dalej „Wytyczne MRR”. Ogólne zasady dokumentowania znajdują swoje uszczegółowienie w wytycznych szczegółowych w odniesieniu dla każdego programu operacyjnego. W przypadku projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zastosowania znajdują tu Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013.
Przeczytaj również: Startuj z własnym biznesem dzięki unijnej dotacji
Faktyczność poniesienia wydatków
Jednym z podstawowych wymogów kwalifikowania wydatków w ramach projektów unijnych jest zbadanie czy deklarowany przez beneficjenta wydatek został faktycznie poniesiony.
Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta.
Wydatek faktycznie poniesiony powinien być udokumentowany fakturą lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej lub innymi dowodami zapłaty oraz wyciągiem z rachunku bankowego lub innym dokumentem równoważnym, w szczególności informacją o dokonaniu płatności.
Dokument o równoważnej wartości dowodowej oznacza każdy dokument przedstawiony przez beneficjenta w celu potwierdzenia, że zapis księgowy podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie zrealizowanych, sporządzony zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu związanego z wkładem niepieniężnym lub amortyzacją są w szczególności dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych odzwierciedlające wysokość poniesionych kosztów i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby.
Polecamy: Dotacje unijne 2012 - poradnik przedsiębiorcy
Wnioskowanie o płatność
Kopie dokumentów dołączone do wniosku o płatność, potwierdzające poniesione wydatki, powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem i opisane w taki sposób, aby widoczny był związek danego wydatku z realizowanym projektem oraz powinny odnosić się do konkretnej pozycji wynikającej z kosztorysu/harmonogramu. Dowód księgowy powinien być również podpisany przez osobę akceptującą dokument oraz zawierać dekretację, numer księgowy, numer umowy o dofinansowanie oraz informację o współfinansowaniu z EFRR na odwrocie.
Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem poniesione w walucie obcej przelicza się na walutę polską po kursie sprzedaży zastosowanym przez bank dokonujący płatności w dniu jej dokonania.